Wie die CKW jährlich über eine Million Franken einsparen

Die CKW sind eine von über 200 Gesellschaften im Axpo-Konzern. Schnell verliert man bei so vielen Gesellschaften den Überblick. Wer beschafft wo und zu welchen Konditionen? Über welchen Kanal wird eingekauft und zu welchen Lieferbedingungen? Weiss der Lieferant überhaupt das Firma X zum selben Konzern gehört?

Als Konzern-Lead-Buyer für die Warengruppe Elektromaterial hatte ich die Aufgabe, eine Standardisierung mit gleichzeitiger Kostenersparnis und
Effizienzsteigerung herbeizuführen.

Genauer Beschrieb als Basis

Wie geht man vor, um die Einsparpotenziale im Einkauf ausfindig zu machen? Und was braucht es, um diese Einsparungen auch zu realisieren? Eine saubere Klassifizierung der Warengruppen (A, B, C) eine gründliche Vorbereitung (Markt- und Wertanalyse), sowie die nötige Hartnäckigkeit und etwas Verhandlungsgeschick bilden zweifellos das Fundament für eine adäquate Ausschreibung. Aber alles der Reihe nach.

Ende 2017 schrieb CKW alle Elektrogrossisten des Axpo-Konzerns für einen RFI (Request for information) an. Anhand einer Excel-Vorlage haben diese ihre Umsätze und mit den einzelnen Gesellschaften des Axpo-Konzerns notiert sowie sämtliche Artikel, die sie ihnen liefern, und die Listen an die CKW retourniert. Diese Listen wurden dann zu einer Masterliste zusammengeführt. Daraus ergab sich eine ausführliche Übersicht über das Bestellvolumen von allen 124 Gesellschaften des Axpo-Konzerns (mit einem Totalumsatz von weit über 10 Millionen Schweizer Franken). Die Daten der Excel-Listen wurden nach den umsatzstärksten Artikeln gefiltert und ausgewertet. Als Ergebnis resultierte gemäss dem Pareto-Prinzip ein «Warenkorb» mit den wichtigsten Komponenten.

Anschliessend wurde dieser «Warenkorb» anhand der ELDAS-Nummern (gleiche Materialnummer für alle Elektroartikel) bei Distributoren und Grossisten für die neue Bepreisung angefragt. Im gleichen Zug wurden kommerzielle Bedingungen wie etwa Zahlungskonditionen, Rabattstruktur, Anlieferzeiten, E-Procurement-Fähigkeit und Firmenkennzahlen eingeholt. Auch «weiche» Faktoren wie unter anderem Qualitätskennzahlen, Umweltschutz- oder Ethikrichtlinien wurden bei den Lieferanten eingefordert.

Nutzwertanalyse schafft Klarheit

Nach Erhalt der Rückmeldungen aller  Anbieter erstellte das Projektteam eine Nutzwertanalyse. Neben dem Preis wurden die diversen Leistungsmerkmale in Muss- und Kann-Kriterien aufgeteilt, gewichtet, evaluiert und bewertet. Das Projektteam hat sich  bewusst Zeit genommen, um die «Berge an Daten» auch richtig einzuordnen, auszuwerten und miteinander vergleichen zu können. Der Ansatz hat dabei von Anfang an auf TCO (Total Cost of Ownership) abgezielt.

Präsentation der  Angebote

Nach Auswertung der Nutzwertanalyse erhielten die bestplatzierten vier Anbieter die Chance, ihre Angebote persönlich zu präsentieren. Für diese Angebotspräsentation wurden sie nach Luzern zu den CKW eingeladen. Vor Ort hatten sie zwei Stunden Zeit, ihr Angebot und ihr Unternehmen bestmöglich zu präsentieren. Gefragt waren etwa Besonderheiten oder Wettbewerbsvorteile gegenüber den Mitbewerbern.

Das Projektteam legte grossen Wert auf Prozessoptimierungsvorschläge (Best Practice), um die Erfahrung und Innovationskraft der Anbieter zu testen. Kurz, die Verkäufer bekamen einmal die Gelegenheit, ihr Angebot auch wirklich zu verkaufen.

Nach den Angebotspräsentationen, die fast durchwegs positiv zur eigenen Profilierung genutzt wurden, hatten alle vier verbliebenen Anbieter nochmals die Chance, ein Angebot nachzureichen. Das Projektteam konnte das persönliche Treffen nutzen, um nochmals auf die zentralen Punkte hinzuweisen.

Knappes Rennen

Weil zudem über einen Mehrjahresvertrag verhandelt wurde, wussten die Anbieter, dass sie «nun wirklich ihr bestes Angebot abgeben müssen», da sie ansonsten für längere Zeit «weg vom Fenster» gewesen wären. Mit Spannung sah das Projektteam also dem Ende der Angebotsfrist entgegen. Alle Anbieter nutzten diese Zeitspanne nochmals zur Nachbesserung der Konditionen.

Da sich das Projektteam aufgrund der Auswertungsparameter bereits in der Nutzwertanalyse für eine «Dualsource-Strategie» entschieden hatte, erhielten – nach einem knappen Rennen – die Lieferanten Otto Fischer und EM den finalen Zuschlag.

Für Martin Gisler, Leiter Verkauf Luzern bei EM, war es «sofort ersichtlich, dass die CKW die Geschäftsprozesse optimieren wollen». Die Reduktion der Zulieferer, effiziente Bewirtschaftung sowie Kostenersparnis durch Bündelung des Standardsortiments wurden als Ziele definiert. Für Verkaufsleiter Gisler stellte die klare Definition des Ausschreibungsgegenstandes (jährliches Umsatzvolumen, Belieferung der einzelnen Geschäftsstellen, Definition des Kernsortimentes, gewünschte Vertragslaufzeit, Fokus auf bestes Preis-Leistungs-Angebot, Transparenz der Entscheidungsfindung mit genauem Zeitplan) eine optimale Ausgangslage dar. «So war klar, dass für die CKW nicht nur der Preis für eine weiterhin partnerschaftliche Zusammenarbeit als wichtig erachtet wurde, sondern auch Kriterien wie Qualitätssicherung, Produktverfügbarkeit, Liefertreue, Produktportfolio, Kundensupport, Onlinebestellmöglichkeiten und auch der Retourenprozess.» Gisler und sein Team waren dementsprechend motiviert, auch ein entsprechendes Gesamtangebot zu unterbreiten, das, so Gisler, «das Engagement von EM als unterstützendem Partner» manifestieren sollte.

Klarheit spart Geld

Je transparenter und klarer die Ausschreibungsunterlagen, desto besser können Anbieter auf Wünsche und Anforderungen eingehen. Das wiederum bildet sich am Ende immer in einem vorteilhafteren Preis-Leistungs-Verhältnis ab.

Das Projekt hat exemplarisch aufgezeigt, dass es sich auszahlt, neben der Volumenbündelung auch genügend Zeit in eine saubere Vorbereitung mittels klarer Warengruppenstrategie zu investieren. Es wurde zudem ein wertvoller Beitrag zur Prozessoptimierung und Digitalisierung geleistet, um im ganzen Konzern auch einheitliche E-Procurement-Lösungen durchzusetzen.

Letztendlich resultierte eine konzernweite Einsparung von deutlich über einer Million Schweizer Franken – notabene jährlich wiederkehrend. Das Fazit ist simpel: Nur wer genau beschreiben kann, was er möchte, kann kriegen, was er will.