Von Gewürzregalen und Warengruppen-Management

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Neues Seminar zum Thema

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Meine Mutter hat mir immer gesagt: «Ordnung ist das halbe Leben.» Sie hat ihr Gewürzregal zeitlebens alphabetisch geordnet – Anis, Curry, Lorbeer und Paprika.

Beim Warengruppenmanagement verhält es sich ganz ähnlich. Wer Strategien und Massnahmen für einzelne Warengruppen entwickeln will, der braucht eine Struktur. Grundlage hierbei ist der Warengruppenschlüssel. Dieser zeigt auf, wie viele und welche Lieferanten in meiner Warengruppe aktiv sind und bildet das Fundament für eine konsistente Warengruppenstrategie und samt Massnahmen, die mir zu Einsparungen oder Prozessbeschleunigungen verhelfen.

Struktur im Handumdrehen?

«Nun, das kann ja nicht so schwer sein, so eine Struktur für die Warengruppen erstellen wir doch im Handumdrehen», denkt sich der eine oder die andere. Es freut mich immer, wenn Menschen mit einer gewissen Unbefangenheit an Aufgaben herangehen. Der Grat zwischen Leichtigkeit und Leichtsinnigkeit ist jedoch ein äus­serst schmaler.

Im Sinne eines «Bad-Practice-Ansatzes» möchte ich Ihnen nachfolgend drei typische Fehler aufzeigen, die gerne beim Erstellen eines Warengruppenschlüssels gemacht werden.

1. Der Klassiker: Erst kürzlich hatte ich einen Schlüssel erhalten, der über 600 Gruppen hatte. Wahnsinn, was die alles wussten und was alles unterschieden wurde – beispielsweise wurden Kreuzschrauben, Schlitzschrauben, Inbusschrauben einzeln aufgeführt. Das Blöde ist nur, dass man mit so einer Herangehensweise Jahre braucht, bis für alle 600 Warengruppen eine Strategie samt Massnahmen erarbeitet ist. Das kann nicht der richtige Weg sein.
2. Sonstiges: Was ist die beliebteste Warengruppe? Genau, «Sonstiges». Unabhängig vom Unternehmen taucht diese überall auf. Jeder scheint wohl unbedingt «Sonstiges» zu benötigen. Das Einkaufsvolumen von «Sonstiges» ist daher meist sehr ansehnlich. Doch welche Strategie ist in diesem Fall anzuwenden? Ich tue mich da sehr schwer. Wer einen Tipp hat, der darf sich gerne bei mir melden.
3. Lieferantennamen: Hin und wieder stolpere ich über Warengruppenbezeichnungen wie «Hydraulik Heinz Ventile» oder «Eisen Karl Gussteile». Da ist der Lieferantenname auch gleich Bestandteil der Warengruppenbezeichnung. Das macht die Zuordnung umso einfacher. Spätestens bei der Strategieerstellung ist aber Engstirnigkeit vorprogrammiert. Man kommt an «Hydraulik Heinz» und «Eisen Karl» irgendwie nicht vorbei – und auch der Ansatz «Alternativlieferant» passt irgendwie nicht so richtig.

Das tönt alles spassig, das Lachen bleibt aber im Hals stecken, vor allem dann, wenn einer dieser Punkte auch auf Ihr Unternehmen zutrifft.

Der Schlüssel als Hilfsmittel

Einen guten Warengruppenschlüssel zu erstellen, ist genau so komplex, wie Speisen richtig zu würzen. Sortieren Sie die Gewürze nach Alphabet, ist das schon ein guter Anfang – aber deswegen schmeckt das Essen noch lange nicht gut. Da ich aber kein Meisterkoch bin, ziehe ich es vor, Sie mit einigen Tipps zu versorgen, die es Ihnen erleichtern, einen guten Warenschlüssel zu erstellen:

• Hierarchie: Gestalten Sie Warengruppenschlüssel hierarchisch. Die meisten Schlüssel kommen dabei mit maximal drei Ebenen aus. Manchmal zeigt sich aber doch, dass Sie eine vierte Ebene benötigen. Legen Sie im ERP-System also besser einen vierstelligen Schlüssel an (zum Beispiel 1000/1100/1110 bis 9000/9900/9900).
• Obergrenze: Setzen Sie sich 100 Warengruppen oder maximal 150 Warengruppen mit Zwischenebenen als Obergrenze. Es geht nicht darum zu zeigen, was Sie alles wissen, dass Sie beispielsweise Schlitz-, Kreuz- und Inbusschraube unterscheiden können. Es geht darum, dass eine detaillierte Unterteilung deshalb notwendig ist, um unterschiedliche Warengruppenstrategien zu fahren. Weil Sie die drei ­un­terschiedlichen Schraubentypen sowieso alle beim gleichen Schraubenhändler beschaffen, zusammen mit den Unterlegscheiben und Metallstiften, wäre die passende Warengruppe hier dann möglicherweise «Verbindungselemente».
• Ebene: Richtig ist es, den Warengruppenschlüssel auf Artikelebene bei den Stammdaten zu hinterlegen, aber ebenfalls auf Lieferantenebene in den Kreditorendaten. Warum? Weil dann auch der Spend aus Freitextbestellungen zugeordnet werden kann. Dies ist häufig bei Dienstleistungen wie Maintenance oder Marketing der Fall. Denn auch solche Warengruppen lassen sich analysieren und optimieren.

Behalten Sie stets im Hinterkopf: Der Warengruppenschlüssel bildet die Grundlage für das Warengruppenmanagement. Erst diese Methodik bringt den eigentlichen Vorteil der Kosten- und Prozessoptimierung in einer Warengruppe. Der Schlüssel ist nur ein Hilfsmittel dazu.

Kein PowerPoint-Terror

Manche Einkäufer versuchen, ihre  Warengruppenstrategie mittels Dutzenden von PowerPoint-Folien zu illustrieren, die dazu noch unnötigerweise mit Informationen und Analysen überfrachtet sind. Bittet man den Einkäufer, in einem Satz zu sagen, was denn jetzt die Strategie in der Warengruppe ist, kommt häufig nur ein «So einfach ist das nicht».

Warengruppenstrategien müssen unbedingt kurz und prägnant, in ein bis zwei Sätzen, formulierbar sein. Sonst hört Ihnen Ihr Geschäftsführer nicht zu und stellt Ihnen folglich auch keine Ressourcen bereit. Auch Manager sind in der Lage, Informationen zu Warengruppen in Excel zu verstehen. Investieren Sie die Zeit, die Sie für die Gestaltung der Präsentation benötigen, lieber in die Ausarbeitung der Strategie und Massnahmen.

Der richtige Handlungsansatz

Eine Wahrnehmung, die ich häufiger beim Prüfen verschiedener Warengruppenstrategien habe, ist: «Das, was wir machen, muss nicht deckungsgleich mit dem sein, was notwendig ist.» Keine Frage, jeder Einkäufer hat gleichzeitig verschiedene Aufgaben zu erledigen, die meist auch von Tages­geschäft und Zeitdruck getrieben sind. Aber ist das aktuelle Vorgehen auch wirklich zielführend? Der Abschluss eines mehrjährigen Rahmenvertrages mit dem Maintenance-Anbieter ist wohl nicht der richtige Handlungsansatz, wenn man sich in einer Single-Source-Situation befindet und man mögliche Alternativen am Markt noch gar nicht qualifiziert hat. Es empfiehlt sich, den eigenen Aktionismus, manchmal auch mit einem Aussenstehenden oder Kollegen, zu reflektieren.

Last but not least noch eine persönliche Erfahrung zum Thema Geschmack: Einmal im Monat koche auch ich. Und so habe ich letztens ein neues Gewürz, «Garam Masala», entdeckt und auch gleich verwendet. Die Begeisterung darüber hielt sich bei den Gästen jedoch in Grenzen. Ich muss also noch ein wenig an der Struktur in meinem Gewürzschrank arbeiten.