Procurement 4.0: So meistern Unternehmen den Weg zur richtigen Software

Lange wenig, plötzlich viel: das Interesse auf Kundenseite an Procurement-Software ist gross. Diese Nachfrage ruft sowohl altbewährte als auch eine Flut neuer Software-Anbieter auf den Plan. Und wie! Laut des Marktforschungsunternehmens Forrester wächst der Markt für Procurement-Software doppelt so schnell wie der gesamte Software-Markt. Diese breite Auswahl bedeutet für den Interessenten einerseits, dass digitale Helfer für alle Teildisziplinen des Beschaffungswesens von Procure-to-Pay bis hin zu Ausgabeanalysen stetig neu hinzukommen, weiterentwickelt und im Funktionsumfang vergrössert werden. Gleichzeitig wird der Auswahlprozess ob der schieren Endlosigkeit von Softwareanbietern zunehmend komplexer.

Eine grosse Herausforderung für viele Unternehmen. Denn Procurement-Software wird im Zuge der Digitalisierung immer wichtiger für das erfolgreiche Beschaffungswesen. Schliesslich sind die Potenziale von Big Data Analysen, Automatisierungstools und vergleichbaren digitalen Anwendungen weitreichend: Sie ermöglichen es, Kosten zu reduzieren, Prozesse zu optimieren oder erhöhen die Transparenz entlang der gesamten Lieferkette. Entsprechend wichtig ist es, die passende Software zu finden. Doch wie? 

Digitalisierung um der Digitalisierung Willen kreiert Frust.

Am Anfang eines jeden Digitalisierungsprojektes muss die Frage nach dem „Warum” stehen. Was will ich mit dem Einsatz von Softwarelösungen im Procurement erreichen? Geht es lediglich darum bestehende Prozesse zu aktualisieren? Will ich durch digitales Scouting weltweit nach neuen Innovationen suchen oder mit dem Einsatz von Big Data und Künstlicher Intelligenz die Transparenz meiner Lieferketten erhöhen?

Der Dialog mit der Management-Ebene und den Einkäufern ist dringend notwendig, um die Bedürfnisse und Anforderungen des eigenen Unternehmens abzubilden. Welche Anforderungen bestehen an Formate bezüglich Datenextraktion und Qualitätssicherung? Benötigen Sie einen Anbieter mit Referenzkunden aus einer bestimmten Branche? Ist ein Managed Service, eine selbstverwaltete Lösung oder eine hybride Variante gewünscht? So grenzen sie die Optionen frühzeitig ein. Dabei muss zusätzlich elaboriert werden, welche potenziellen Auswirkungen Investments in Software Lösungen mit sich bringen. Die automatisierte Lieferantensuche oder das Erschliessen neuer Wertschöpfungsquellen schaufeln Ressourcen der Procurement-Teams frei. Diese können wiederum in Bereichen wie Compliance, Corporate Social Responsibility oder dem Risikomanagement eingesetzt werden.

Recherchieren Sie gründlich

Unternehmen müssen passende Software-Optionen gründlich recherchieren und rigoros gegeneinander abwägen. Diese Recherche darf nicht zwischen Tür und Angel geschehen! Führende Analysten wie Gartner und Forrester sind ein guter Ausgangspunkt für die erste Recherche. Diese ersten Analysen lassen sich dann anhand bekannter Foren, kostenloser Webseiten für Benutzerfeedback und anderen Portalen erweitern. Dieses Verfahren garantiert ein vollständiges, unvoreingenommenes Bild der aktuellen Anbieterlandschaft. Unternehmer erhalten so eine grundsolide Basis für den Auswahlprozess.

Planen Sie den Rollout-Prozess frühzeitig

Der Implementierungsprozess einer Software beginnt nicht erst, wenn der Kauf final abgeschlossen wurde. Denn allzu oft stellen die Unternehmen dann fest, dass sich die gewünschte Lösung nicht nahtlos in die internen Prozesse oder die Software-Architektur eingliedern lässt – und Ewigkeiten braucht, um vollumfänglich im Unternehmen angewendet zu werden. Daher müssen Entscheider bereits während des Auswahl- und Vergleichsprozesses darauf achten, wie im Anschluss der Rollout-Prozess aussieht, und ob sich das System nahtlos in die bestehende Software-Infrastruktur integrieren lässt. Die „Magic Quadrants” des Marktforschungsunternehmens Gartner zeigen anhand bedarfs- und branchenspezifischer Berichte auf, welche Systeme verschiedener Anbieter am besten interagieren.

Nicht minder wichtig ist der persönliche Austausch mit den Software-Anbietern: Welche Elemente des Produkts sind kundenspezifisch individualisierbar und wie viele Anpassungen sind erforderlich? Verhältnismässig viele notwendige Anpassungen sind klare Warnsignale für einen teuren, wartungs-intensiven und risikobehafteten Rollout der Software. Ausserdem: Damit die Software nicht nur in die eigenen Prozesse passt, sondern die Abteilungen diese auch nutzen, bedarf es Schulungen! Stellen Sie im Voraus sicher, ob Schulungen benötigt werden – und in welchem Umfang.

Vertrauensbasis für langfristigen Erfolg

Kein Unternehmen schafft eine Software für ein paar Monate an. Entsprechend sollten Sie auch den langfristigen Mehrwert eines Tools evaluieren. Empfehlenswert sind beispielsweise Softwarelösungen, die auf Abonnementen-Basis oder als Lizenzmodell verfügbar sind. Achten Sie ausserdem auf eventuelle Fremdgebühren. Etwa, ob es sich bei der Software um ein Concurrent-User-Lizenzmodell handelt und nur eine festgelegte Anzahl an Personen die Software gleichzeitig nutzen kann. Oder geht es um ein sogenanntes Named-User-Lizenzmodell, in welchem die Software nur namentlich registrierte Personen nutzen können? Kann ich die Nutzungslizenzen in solchen Fällen einfach intern übertragen?

Klären Sie ausserdem, wer die Hoheit über die gesammelten Daten der Software innehat: Nutzt der Softwareanbieter gegebenenfalls die Daten aus der Zusammenarbeit, um das Angebot für andere Kunden, und somit vielleicht auch für die Konkurrenz, zu optimieren?