Rollen Sie Meetings und Events den roten Teppich aus

Externe Veranstaltungen? Die meisten denken dabei an die jährliche Generalversammlung oder den Mitarbeiterausflug vor Weihnachten, dabei generieren diese «grossen Kisten» meist nur einen kleinen Teil der Gesamtkosten, bekommen aber viel mehr Aufmerksamkeit, als ihnen eigentlich gebührt.

Selbstverständlich sind solche Grossveranstaltungen oftmals von enormer Wichtigkeit und ein Aushängeschild des Unternehmens, an denen Kunden, Leistungsträgern oder Aktionären etwas geboten werden soll. Gerade Einkäufer sollten sich davon aber nicht blenden lassen. 

Falscher Fokus

Lassen wir nämlich die Bedeutung einer Veranstaltung für ein Unternehmen ausser Acht und rücken den Fokus auf die Kosten, sollten die Anlässe mit weniger als 30 Teilnehmenden definitiv mehr Zuwendung bekommen. Bis zu 80 Prozent der Ausgaben werden durch Kleinveranstaltungen verursacht, also das jährliche Sales Meeting, die Geschäftsleitungs-Retraite oder den Team-Incentive. Organisatoren von Meetings wissen, dass der planerische Aufwand einer Veranstaltung nicht direkt von der Grösse abhängt und das Gleiche gilt in Bezug auf die Kosten. 

Travel Management Companies, die auch im Bereich Meetings und Events beratend und organisatorisch tätig sind, berechnen die ungefähren Ausgaben für externe Veranstaltungen mit verschiedenen Formeln. Über den Daumen gepeilt gehen aber alle davon aus, dass bei Unternehmen im Verlaufe eines Geschäftsjahres ein bis drei Prozent des Umsatzes für externe Veranstaltungen anfallen, je nach Grösse der Organisation und vor allem abhängig von der Branche. Klar führend sind diesbezüglich die Pharmabranche sowie das Finanzwesen, Industriebetriebe hingegen bewegen sich eher an der unteren Grenze. 

Warum also laufen die Ausgaben und vor allem die Beschaffung dieser Leistungen bei vielen Firmen noch immer «unter dem Radar»?

Dezentrale Beschaffung 

Organisiert werden Kleinveranstaltungen meist von Assistentinnen beziehungsweise Assistenten aus den verschiedenen Abteilungen. Neben allen anderen Aufgaben müssen sie sich mit dem Sourcen einer geeigneten Lokalität herumschlagen, was zwar von vielen als eine spannende Aufgabe wahrgenommen wird, aber nicht zu ihrer Kernkompetenz zählt. Eine vertiefte Suche, das Abwägen aller Vor- und Nachteile sowie das professionelle Aushandeln bester Konditionen: dies alles braucht Zeit und Knowhow. 

Übernehmen Assistentinnen beziehungsweise Assistenten diese Aufgaben, wird wegen mangelnder Zeit häufig einfach eine Buchung in einem bereits bekannten Hotel in der gewünschten Destination vorgenommen. Es wird nur minimal nachverhandelt und ein Kostenvergleich findet kaum statt; geschweige denn eine offene Ausschreibung. 

Plattformen keine Hilfe

Meeting Management Plattformen, wie sie es mittlerweile zahlreich gibt, entschärfen dieses Problem der fehlenden Ausschreibung nicht, denn sie funktionieren praktisch alle nach dem gleichen Prinzip: Lokalitäten bezahlen je nach Position eine Listing-Gebühr (vergleichbar mit dem Prinzip von Google Ads). Die dem User dargestellte Selektion ist also nicht neutral, sondern steuert ihn zu den für die Plattform lukrativsten Anbietern. Weiter geschieht die finale Auswahl der Hotels, die eine Offerte einreichen dürfen, von Hand. Da es in der Natur des Menschen liegt, Bekanntes Unbekanntem vorzuziehen, werden auch hier wieder Lokalitäten favorisiert, die der Benutzer kennt oder die ihm beziehungsweise ihr gefallen. Es herrscht also quasi eine doppelte Voreingenommenheit – durch die Plattform sowie durch den User –und eine offene Ausschreibung findet auch hier nicht statt.

Fehlender Wettbewerb 

Gerade Firmen, die ihre Meetings immer wieder in den gleichen Hotels durchführen, laufen Gefahr, für ihre Veranstaltungen mehr als nötig zu bezahlen. Meetinglokalitäten haben dadurch keinen Ansporn, Ihre Offerte zu verbessern, denn die Veranstaltung wird ja sowieso durchgeführt. Tiefere Raten oder bessere Konditionen sind nicht nötig. Um das beste Angebot zu erhalten, sollte nicht über verschiedene Kanäle gesourced werden – wie es vielerorts geschieht – denn die Nachfrage bestimmt in Hotels den Preis. Vielmehr sollte bereits bei der ersten Anfrage darauf geachtet werden, unvoreingenommen mehrere potenzielle Lokalitäten anzugehen, allen die gleichen Bedingungen und Chancen einzuräumen und mit den Leistungsträgern offen zu kommunizieren. Seien Sie transparent! Sprechen Sie über Ihr Vorgehen, Ihre genauen Bedürfnisse und vor allem auch über die Konkurrenten, die im Wettbewerb sind. 

Erst seit Kurzem gibt es eine Meeting Management Software auf dem Markt, die dieses Vorgehen in die digitale Welt gebracht hat und damit automatisch eine offene Ausschreibung durchführt, was den Wettbewerb unter den Anbietern ankurbelt. 

Mangelhaftes Tracking

Vor allem die eingangs erwähnte dezentrale Beschaffungsstruktur sowie verschiedene Buchungskanäle verunmöglichen Unternehmen ein zentralisiertes Tracking geradezu. Und das rächt sich: denn das Fehlen konsolidierter Daten erschwert nicht nur die Implementierung von geeigneten Einkaufsprozessen, sondern verhindert auch Verhandlungen mit Leistungsträgern, was sich wiederum negativ auf die Veranstaltungskosten auswirkt. Umso wichtiger ist es, dass das Procurement das Heft in die Hand nimmt und auch im Bereich von Meetings und Events klare und verpflichtende Guidelines erlässt, idealerweise eine firmeninterne Meeting Policy.

Handeln zahlt sich aus 

Das Einsparpotenzial im Bereich Meetings und Events ist für Firmen enorm, wird aber nur sehr beschränkt wahrgenommen, respektive ausgeschöpft. 

Erarbeiten Sie klare Einkaufsvorgaben und legen Sie bei der Implementierung einer Meeting Management Software Wert auf eine objektive Ausschreibung. Knüpfen Sie an Ihre erfolgreichen Massnahmen im individuellen Travel Management an und rollen Sie auch für Meetings und Events den roten Teppich aus. Es lohnt sich!

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Checkliste

1. Verfügt Ihre Firma über einen Einkaufsprozess zur Buchung von Meeting Locations?
2. Gibt es eine zentrale Stelle bzw. Abteilung, durch welche Meetings und Events bewilligt werden?
3. Unterstützen Sie Ihre Event Organisatoren durch Meeting Technologie (z. Bsp. Venue Sourcing oder Teilnehmerregistrierung)?
4. Werden Meeting Ausgaben in Ihrer Organisation konsolidiert getrackt und Einsparpotentiale voll ausgeschöpft?
5. Besteht in Ihrer Unternehmung eine Meeting Policy und wird diese konsequent angewendet?
6. Sind in Ihrer Unternehmung aktuell Bestrebungen da, Ihr Meeting Management stärker zu strukturieren und zukünftige Eventausgaben zu optimieren?

Haben Sie zwei oder mehr dieser Fragen mit «nein» beantwortet, empfehlen wir Ihnen dringend, jetzt aktiv zu werden, passende Technologien zu evaluieren sowie Strukturen und Prozesse einzuführen. 

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