«Out of the Box»: Benchmarking stärkt die Verhandlungsposition

Kosten-Benchmarks ermöglichen einen systematischen Vergleich von Kosten und Preisen, die aufgrund der Benchmarking-Methode eruiert werden. Die Grundlage bilden Umfragen bei Anbietern und die daraus ermittelten Kostendaten. Dabei werden die Produkte oder Dienstleistungen sowie die Anforderungen ganz genau definiert. Erst so wird der Vergleich aussagekräftig und eine Marktpreis-Analyse möglich.

Im Gegensatz zum Gütereinkauf sind gerade beim indirekten Einkauf immer noch zu wenig Prozesse, Strukturen und Tools wie Kosten-Benchmarks vorhanden, die Effizienz und Effektivität sicherstellen. Doch unter erhöhtem Kostendruck findet auch da in den Unternehmen hierzulande ein Umdenken statt. Der Fokus wird nicht mehr länger nur auf die Beschaffung im Core-Bereich gelegt.

Heute merken Unternehmen, dass die Non-Core-Beschaffung für den Unternehmenserfolg von wachsender Bedeutung ist. Insbesondere auch, weil die indirekten Ausgaben nicht zuletzt wegen zunehmender ICT-Kosten ständig steigen. Auch zeigen Unternehmen eine höhere Bereitschaft, bestimmte Geschäftsprozesse und -funktionen wie HR und Buchhaltung auszulagern. Mit dem Outsourcing steigt das Einkaufsvolumen und damit die Bedeutung für das Unternehmen.

Benchmarks im Marktvergleich

Neue Kosten-Benchmarks im Schweizer Marktvergleich, die aufgrund von Umfragen bei Anbietern unterschiedlicher Produkte und Dienstleistungen erstellt wurden, unterstreichen, wie wichtig dieser neue Fokus ist. Die Unterschiede zeigen deutlich, dass das Sparpotenzial erheblich ist und die Savings bei der Beschaffung deutlich erhöht werden können. Eine Kosten Benchmark für Office-365-Migration beispielsweise weist eine Range auf, die zwischen dem günstigsten und dem teuersten Anbieter bei Faktor 2,6 liegt. Während der Mittelwert für eine Migration ohne Lizenzen und Wartungskosten der gesamten Software-Umgebung für 50 PCs und 50 E-Mail-Accounts (Google Mail) bei CHF 8 900 liegt, ist der tiefste Wert bei CHF 5 600 und der höchste bei CHF 14 600.

Kosten-Benchmarks für andere Produkte und Dienstleistungen weisen z. T. sogar einen Faktor von bis zu 3,3 auf. Da näher hinzuschauen und auch Anbieter ausserhalb der gewohnten Pfade bei der Offertstellung zu berücksichtigen, ist also nicht einfach nur Commonsense, sondern ein entscheidender Kostenmanagement-Faktor. Hier besteht noch brachliegendes Potenzial.

Ein weiteres Beispiel zeigt, dass auch bei kleineren Kostenunterschieden nach dem Prinzip «Viel Kleinvieh macht auch Mist» gespart werden kann. Hierzu ein Beispiel aus dem Printing-Bereich mit folgenden Anforderungen: Netzwerkkopierer A3 für Schwarzweiss- und Farbdruck, 4000 S/W- und 1000 Farbkopien/Monat, Druckgeschwindigkeit von 30 Seiten/Minute, Duplex, Sortier- und Scanner-Funktionen. Hier liegt der tiefste Kaufpreis bei CHF 4 490 und der höchste bei CHF 7 250. Mit einem Sparpotenzial von CHF 2 760 profitieren gerade Grossunternehmen, die ein Vielfaches an solchen Kopiergeräten benötigen.

Verhandlungsposition stärken

Informierte Einkäufer können bei Verhandlungen ihre Position klar stärken. Mit unabhängigen KostenBenchmarks und damit einer klaren Vorstellung, welche Kosten im Markt gelten, kann sich der Einkauf besser auf die Verhandlung mit den Anbietern vorbereiten und gegenüber Providern und Lieferanten offen über Kosten sprechen. So wird eine optimale Ausgangssituation geschaffen, um die gesetzten Verhandlungsziele zu erreichen. Das Wissen um attraktive Alternativen spielt dem Einkauf in die Hände und das eindeutige Sparpotenzial wirkt sich motivierend aus. 

Selbstverständlich darf nicht nur auf den Kostenfaktor gesetzt werden, auch die gewünschte Qualität und die Rahmenbedingungen müssen stimmen. Wenn beides zusammenkommt, ist die ideale Situation erreicht. Gerade im ICT-Bereich gibt es viele unbekanntere kleine und mittelgrosse Unternehmen, die nicht nur zu vorteilhaften Konditionen offerieren, sondern auch über überdurchschnittliches Know-how und einen Pool hoch qualifizierter Mitarbeiter verfügen. Solche Anbieter werden oft gar nicht erst in Betracht gezogen. Damit verschenken sich Unternehmen zusätzlich mögliche Einsparungen. Es kann sich lohnen, die Zeit zu investieren, um ein Vertrauensverhältnis aufzubauen.

Versteckte Sparpotenziale

Ein direkter Vergleich kann bei verschiedenen Varianten auch Klarheit darüber geben, welche kosteneffizienter sind. So tun sich Unternehmen oft schwer, zwischen einer Cloud-Lösung und einer Inhouse-Lösung zu entscheiden. Ein Kostenvergleich bei Telefonanlagen Cloud vs. Inhouse inkl. Hardwarekosten, einmaligen Installationskosten und wiederkehrenden Kosten auf fünf Jahre hochgerechnet zeigt, dass die Inhouse-Lösung zum Zeitpunkt der Beschaffung zwar weniger Kosten verursacht als die Cloud-Lösung. Doch die Kostenunterschiede sind nach fünf Jahren bei den Lizenzen nur noch sehr minim. Der Beschaffungsentscheid liegt also nicht nur bei den externen Kosten, sondern bei der Frage, ob gerade bei einer Inhouse-Lösung im Unternehmen entsprechende Ressourcen und internes Know-how vorhanden sind. KostenBenchmarks decken das versteckte Sparpotenzial auf einen Blick auf.

Höhere Volumina und die Savings

Ein Unternehmen, das beim indirekten Einkauf die Kosten senkt, tut mehr, als einfach nur wie bisher den Verwaltungsaufwand zu reduzieren. Mit zunehmendem Anteil am gesamten Einkaufsvolumen steigt die Bedeutung der indirekten Beschaffung signifikant und dementsprechend das Sparpotenzial. Wird es genutzt, stärkt es den Unternehmenserfolg deutlich. Deshalb sollten Einkäufer alle zur Verfügung stehenden Tools nutzen.