Optimierungs-Tipps für das Home-Office

Erinnern Sie sich noch an das im März 2017 weltweit viral gegangene, äusserst amüsante BBC-Interview eines Politikprofessors? Als Professor Kelly dem englischen TV-Sender BBC ein Interview gab, platzten plötzlich seine Kinder herein. Was Sie in Sachen Home-Office-Infrastruktur beachten sollten – und wie Sie Ihre virtuellen Meetings effizient organisieren und durchführen können.

Infrastruktur

• Wenn immer möglich sollten Sie sich in einem eigenem Raum befinden, wo Sie die Türe schliessen können, um so einigermassen von Umwelteinflüssen geschützt zu sein.
• Den ganzen Tag mit einem Headset zu funktionieren ist für die Ohren und den Kopf keine angenehme Erfahrung und wenn man den Luxus eines eigenen Raumes hat, dann empfiehlt sich ein Speakerphone mit einem empfindlichen Mikrofon.
• Auch ein grosser zweiter Bildschirm als erweiterter Desktop ist eine grosse Hilfe. Wenn zuhause kein Grossbildschirm vorhanden ist, dann lässt sich auch der eigene Fernseher dazu umfunktionieren. Die meisten Notebooks lassen sich über ein HDMI-Kabel mit dem Fernseher verbinden und wenn das Notebook keinen HDMI-Anschluss hat, dann gibt es entsprechende Adapter die sich online bestellen lassen.
• Zusätzlich zum Bildschirm hilft eine Webcam für den angenehmen Austausch mit seinem Gegenüber. Allerdings benötigt die Videobildübertragung zusätzliche Bandbreite und in Zeiten knapper Internet-Kapazitäten sollte dem Desktop-Sharing (Übertragung des eigenen Desktops an sein Gegenüber) der Vorrang gegeben werden. Bei knappen Bandbreiten gilt – erste Priorität hat ein funktionierendes Audiosignal. Ist dies gesichert, dann kümmern Sie sich um Desktop-Sharing und das Videosignal der eigenen Web Cam.
• Ein zusätzliches iPad kann als Notizblock oder als zusätzliches Skizzierinstrument dienen.

Grundregeln für effiziente virtuelle Meetings

• Der Meeting-Leiter hat bereits im Vorfeld des Meetings eine klar strukturierte Agenda mit den Zielen des Meetings an die Teilnehmer verschickt.
• Das Meeting ist für die visuelle Wahrnehmung gut vorbereitet (Präsentation oder vorstrukturiertes Protokoll liegt vor)
• Jeder Teilnehmer wählt sich zeitgerecht ein. Der Meeting-Leiter blendet im Desktop-Sharing-Modus die eingewählten Teilnehmer auf und startet das Meeting zeitgerecht.
• Bei der Meeting-Eröffnung stellt der Sitzungsleiter sicher, dass seine Stimme klar und deutlich wahrgenommen und auch sein Bildschirm für alle ersichtlich ist.
• Alle Teilnehmer stellen ihr Mikro auf stumm, damit das Meeting nicht durch Nebengeräusche gestört wird. Der Sitzungsleiter stellt sicher, dass er sich an einem absolut ruhigen Ort befindet und das Fenster (wenn Aussengeräusche vorhanden sind) geschlossen ist.
• Die Sitzungsteilnehmer stellen sicher, dass Ihre Mikrofone mit dem normalen Pegel geöffnet sind, damit alle Teilnehmer in der gleichen Lautstärke wahrgenommen werden (Sonst müssen alle Teilnehmer ihre Lautsprecher laufend lauter und wieder leiser einstellen)
• Der Sitzungsleiter führt anhand einer Präsentation oder eines Protokolls durch das Meeting. Laufende Resultate und Entscheidungen werden kurz und knapp direkt in das aufgeblendete Protokoll eingetragen. Wenn das Protokoll direkt in einer Cloud-Lösung geteilt ist, kann die direkte Protokollführung auch durch einen anderen Sitzungsteilnehmer erfolgen.
• Um die koordinierte Gesprächsführung zu wahren, ruft der Sitzungsleiter die Teilnehmer beim Wechsel von einem Traktandum zum anderen immer wieder zu Stellungnahmen auf. Wichtig ist auch, dass der Sitzungsleiter immer wieder Sprechpausen von mindestens zwei Sekunden macht, um Teilnehmern die Möglichkeit zu geben, ihre Voten einbringen zu können. Bitte kalkulieren Sie auch eine mögliche Verzögerung des Sprachsignals bei der Übertragung via Internet ein.
• Am Ende des Meetings wird durch eine namentlich durchgeführte Umfrage sichergestellt, dass alle Teilnehmer des Meetings den vollen Umfang mitbekommen haben und ihre Punkte adressieren konnten.
• Es lohnt sich auch, komplexere Diskussionen zwischendurch immer wieder zusammenzufassen, damit alle Teilnehmer ein einheitliches Verständnis haben.
• Bei längeren Meetings sollten Pausenzeiten nicht vergessen gehen. Diese sollen sinnvollerweise angekündigt werden, damit nicht einzelne Teilnehmer sich zwischenzeitlich zur Kaffee- oder Biopause absetzen und einen Teil des Meetings gar nicht mitbekommen.
• Und – achten Sie auf Filter, die Sie möglicherweise unbewusst aktiviert haben.  Ein Microsoft-Teams-Filter verwandelte eine Chefin in eine Kartoffel – und sie schaffte es während des gesamten Meetings nicht, den Filter zu deaktivieren.