Kostendruck im Einkauf: Strategien durch effektives Warengruppenmanagement

In den vergangenen turbulenten Jahren war die Wirtschaftslage angespannt. Wenn wir die aktuellen Entwicklungen beobachten, dann wird diese Anspannung im Jahr 2025 kaum kleiner werden. In diesem anspruchsvollen Umfeld ist der Einkauf besonders gefordert. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, weitere Einsparpotenziale zu realisieren und gleichzeitig eine hohe Qualität sowie Versorgungssicherheit zu gewährleisten.

Symptombekämpfung oder Ursachenbehebung?

Massnahmen wie Ausschreibungen, Verhandlungen oder Mengenbündelungen stehen auf der einen Seite, welches aber eher reaktive Symptombekämpfungen sind. Wäre es nicht sinnvoller, wenn ein gesamtheitlicher Ansatz einer Ursachenbehebung angewendet wird. Eine effektive Strategie ist das Warengruppenmanagement.

Bedeutung des Warengruppenmanagements

Das Warengruppenmanagement ist ein methodischer und abteilungsübergreifender Prozess. Dabei werden ähnliche Produkte und Dienstleistungen zusammengefasst und in Warengruppen strukturiert. Für die relevanten Warengruppen werden spezifische Strategien definiert, welche eine proaktive Bearbeitung des Beschaffungsmarktes ermöglichen. Ziel ist es die Wertschöpfungskette im Einkauf nachhaltig zu optimieren und somit auch den Kostendruck zu adressieren. 

Weniger ist mehr – ein alte Einkäuferweisheit

Die Warengruppen werden strategisch betrachtet um Skaleneffekte, Transparenz und strategische Vorteile zu erzielen. Dazu gehören auch Prozessoptimierungen sowie Optimierungen am Beschaffungsobjekt, den Spezifikationen. Eine regelmässige Analyse des Marktes wie auch der Bedarfe und Verbräuche gehören ebenso dazu wie das kritische Hinterfragen der Spezifikationen. Diese sehr wichtige Tätigkeit wird oft übergangen. Die Versuchung das «Bekannte» und «Vertraute» neu auszuschreiben und bei den bestehenden Lieferanten zu verhandeln ist gross. Beispielsweise wird im Service Level Agreement für eine unkritische Cloud-Lösung ein Support Kontaktcenter 7x24h angeboten, das Unternehmen arbeitet in diesem Service jedoch nur von werktags von 07.30 bis 18.00 Uhr. Somit wird für einen Service bezahlt, der nicht gebraucht wird. Eine alte Einkäuferweisheit sagt: die grössten Einsparungen werden generiert mit Produkten oder Dienstleistungen, welche gar nicht gebraucht und gekauft werden.

Nebst dem Bedarf und den Spezifikationen gibt es noch externe Kostentreiber, durch welche ein Kostendruck entsteht. Dazu gehören unter anderen:

• Steigende Rohstoffpreise: Die Volatilität auf Rohstoffmärkten wirkt sich direkt auf die Einkaufspreise aus
• Logistische Herausforderungen: Globale Ereignisse wie Pandemien oder geopolitische Konflikte führen zu Engpässen und steigenden Logistikkosten
• Höhere Kundenanforderungen: Kunden erwarten zunehmend nachhaltige, qualitativ hochwertige und gleichzeitig kostengünstige Produkte
• Interner Druck auf Margen: Unternehmen stehen unter Zugzwang, ihre Profitabilität zu steigern, was den Fokus auf Kosteneinsparungen erhöht.

Vor diesem Hintergrund wird das Warengruppenmanagement zu einem zentralen Instrument, um gezielte Einsparungen zu realisieren und gleichzeitig die Lieferkettenstabilität zu sichern.

Schritte des Warengruppenmanagements zur Kostensenkung

1. Analyse der Warengruppen
   Der erste Schritt besteht in der detaillierten Analyse der bestehenden Warengruppen. Hierbei werden Daten zu Mengen, Preisen, Lieferanten und Bezugsquellen gesammelt und ausgewertet. Nicht zu vergessen ist auch die Analyse des Beschaffungsmarktes. Ein kritischer Blick auf die Kostenstrukturen kann erhebliche Einsparungen generieren.
2. Bedarfsbündelung
   Durch die Zusammenfassung ähnlicher Bedarfe innerhalb einer Warengruppe können die Skaleneffekte genutzt werden. Höhere Bezüge bei einem oder wenigen Lieferanten führen häufig zu besseren Konditionen und einer vereinfachten Abwicklung.
3. Warengruppen Strategie
   Unter Berücksichtigung weiterer Faktoren wie Richtlinien, Risiken, Anforderungen wird eine individuelle Strategie für eine Warengruppe formuliert und Ziele definiert. Die Warengruppenziele sollen dabei nicht nur monetär ausgerichtet sein. So können zum Beispiel auch Ziele bezüglich Prozessoptimierungen oder Spezifikationen definiert werden.
4. Strategische Lieferantenauswahl
   Im Rahmen des Warengruppenmanagements wird die Lieferantenbasis analysiert und optimiert. Strategische Partnerschaften mit wenigen, aber leistungsfähigen Lieferanten helfen, Kosten zu reduzieren.
5. Nachhaltigkeitsaspekte einbeziehen
   Die Integration von Nachhaltigkeitskriterien ist nicht nur eine gesellschaftliche Verantwortung, sondern auch eine Chance zur Kostenoptimierung. Umweltfreundliche und ressourcenschonende Alternativen können langfristig Einsparungen generieren, etwa durch reduzierten Materialeinsatz.

Vorteile des Warengruppenmanagements im Kampf gegen Kostendruck

Das Warengruppenmanagement bietet somit eine Vielzahl von Vorteilen, um dem Kostendruck im Einkauf erfolgreich zu begegnen:

• Transparenz: Eine klare Strukturierung der Ausgaben schafft die Grundlage für fundierte Entscheidungen
• Bessere Verhandlungsposition: Durch Bedarfsbündelung und strategische Partnerschaften erhöht sich die Verhandlungsstärke gegenüber Lieferanten
• Effizienzsteigerung: Standardisierte Prozesse und optimierte Lieferantennetzwerke senken Transaktionskosten
• Nachhaltige Einsparungen: Statt nur kurzfristiger Kostensenkungen werden langfristige Einsparpotenziale geschaffen

Fazit

Der Kostendruck im Einkauf ist eine permanente Herausforderung, die durch systematisches Warengruppenmanagement effektiv bewältigt werden kann. Unternehmen, die diesen Ansatz strategisch umsetzen, profitieren von einer besseren Kostenkontrolle und erhöhter Effizienz. Das Warengruppenmanagement ermöglicht schnell und effektiv auf Marktveränderungen zu reagieren.