Innovativer Einkauf von Facility- Management-Leistungen
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Seminar zum Thema
Sind Sie für die Beschaffung von Facility-Management-Leistungen verantwortlich und wollen maverick buying vermeiden? Am 5. Juni 2019 findet im Mövenpick Hotel Zürich Airport in Kloten das Seminar «Einkauf von Facility-Management-Leistungen» statt.
Anmeldung
Eine Arbeitsumgebung mit hoher Behaglichkeit, moderne Arbeitsplätze und Services wie Catering und Postdienst – Facility Management (FM) legt den Fokus sowohl auf Fläche und Infrastruktur als auch auf den Nutzer, wobei die Unterstützung des Kerngeschäfts einer Organisation im Vordergrund steht.
Image des Kosteneinsparers
Dieser indirekte Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens lässt sich jedoch kaum beziffern, und so stellt FM vorwiegend einen Kostenverursacher dar. Ein Blick in verschiedene Studien zeigt, dass diese Kosten nicht unerheblich sind. So umfasst das FM-Volumen in der Schweiz gemäss einer Erhebung des Instituts für Facility Management an der ZHAW 25 bis 30 Milliarden Franken pro Jahr. Bei einer Büronutzung liegen somit die Kosten bei rund 60 Franken pro Quadratmeter und Jahr. In Zeiten des anhaltenden Kostendrucks in Organisationen bietet sich daher das FM für ein Cost-Cutting an. Dabei stehen Einkäuferinnen und Einkäufer vor der Herausforderung, trotz den zu realisierenden Einsparpotenzialen die Qualität der Dienstleistungen und dadurch den bestmöglichen Support für das Kerngeschäft aufrechtzuerhalten.
Neue Möglichkeiten dank Digitalisierung
Der Schweizer FM-Markt zählt gemäss einer europaweiten Studie von Drees & Sommer zu den Pioneer Markets und zeichnet sich durch ein Output- und Outcome-orientiertes, integrales FM aus.
Komplettanbieter von Facility Services und die Nutzung von professionalisierten Service Level Agreements (SLA) sowie Key Performance Indicators (KPI) sind fester Bestandteil des Markts. Zudem bietet die Digitalisierung im FM neue Möglichkeiten hinsichtlich Kundenorientierung, Qualitäts- und Effizienzsteigerung sowie Prozessoptimierung.
Innovative Anwendungen wie Predictive Maintenance und Occupancy Tracking haben den Markt nun definitiv erreicht. Die Voraussetzungen, um Einsparungen bei gleichbleibender Qualität zu erzielen, sind somit geschaffen. Doch mit welchen Ansätzen lassen sich Erfolge in der Einkaufspraxis realisieren?
Dem FM-Dienstleister Verantwortung übergeben
Der anhaltende Trend zum Outsourcing von Leistungen im FM sowie der Wunsch nach Schnittstellen- und Kostenreduktion führten in den letzten Jahren vermehrt zu Komplettvergaben an Single Provider. Dabei übernimmt der FM-Dienstleister nicht nur operative Tätigkeiten, sondern auch Managementleistungen. Mit der Übergabe dieser umfassenden Aufgaben sollte daher auch eine Übertragung der Verantwortung einhergehen. Dies bedingt die Einführung von Output-orientierten SLA und klar definierten KPI. In Bezug auf die Wartung von technischen Anlagen können anstatt Ausführungsintervalle beispielsweise Verfügbarkeiten gefordert werden. Um dieses KPI zu messen und allfällige Bonus- beziehungsweise Malusregelungen anzuwenden, hat der Dienstleister ein geeignetes Management Information System (MIS) bereitzustellen. In Kombination mit der Verfügbarkeitsvorgabe stellt auch die Einführung von Instandsetzungspauschalen eine Möglichkeit der Verantwortungsübertragung dar. Hierbei sind jedoch seitens Einkauf Risikotransfer und Kosten abzuwägen.
Von der Output- zur Outcome-Orientierung
Mit der Entwicklung von der Output- zur Outcome-Orientierung können die Leistungen noch bedarfsgerechter und kosteneffizienter gestaltet werden. Als Anwendungsbeispiel ist die Verknüpfung der Reinigung mit der Kundenzufriedenheit zu nennen. Um den Werterhalt des Gebäudes und Hygienestandards dennoch sicherzustellen, sind jedoch Mindestintervalle in der Ausführung vorzugeben. Durch die Digitalisierung werden ausserdem weitere Möglichkeiten zum Performance Management Outcome-orientierter Verträge geschaffen. So lässt sich beispielsweise für die Reinigung die Raumbelegung mithilfe von Sensorik verfolgen.
Da bezüglich Outcome-orientierten Ansätzen kaum Standards vorliegen, ist auch eine Beschaffung mit Dialog denkbar. Des Weiteren sollten aufgrund der erforderlichen Technologieinvestitionen längere Vertragsdauern angestrebt werden.
Von Innovationen profitieren
Während langjährige Partnerschaften mit FM-Dienstleistern zwar bessere Konditionen garantieren, besteht das Risiko, dass Weiterentwicklung und Innovation nicht im gewünschten Mass stattfinden. Es ist daher empfehlenswert, die Förderung von Best-Practice-Ansätzen und Innovationen in den Vertrag einzubinden. Insbesondere Optimierungen zur Kostensenkung sind für Dienstleister häufig unattraktiv, da damit ein Umsatzrückgang einhergeht. Entsprechende finanzielle Anreizsysteme können sich hierbei in der Praxis als hilfreich erweisen. Ein spannender Ansatz ist zudem, bereits im Ausschreibungsprozess die Innovationsideen der Anbieter miteinzubeziehen. Dies ermöglicht es, nicht nur die Innovationskraft der Anbieter zu bewerten, sondern auch die Umsetzung von konkreten Projekten und den damit verbundenen Einsparungen als Vertragsbestandteil festzulegen.
Mit der Verantwortungsübergabe an den FM-Dienstleister, Output- beziehungsweise Outcome-orientierten Verträgen und der Förderung von Innovationen stehen Erfolg versprechende Ansätze in der Beschaffung von FM-Leistungen zur Verfügung. Mit diesen wird es dem Einkauf nicht nur gelingen, Kosteneinsparungen zu erzielen, sondern auch den Qualitätsstandard im FM aufrechtzuerhalten oder gar zu steigern.
Jennifer Dali
Die Autorin ist Mitherausgeberin der Marktübersicht «Komplettanbieter im Facility Management» und als Senior Consultant bei Drees & Sommer Schweiz AG tätig. Das international tätige Beratungsunternehmen ist spezialisiert auf Organisations- und Prozessberatung und Beschaffungsmanagement von Facility Services.
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