Einsparungspotenziale im Einkauf nutzen – mehr denn je

Covid-19 hat unserer Wirtschaft binnen weniger Wochen unglaublich grossen Schaden zugefügt. Kein Stein liegt mehr auf dem anderen. Jeder ist betroffen. Direkt oder indirekt. Beruflich oder persönlich. Die Krise und ihre Auswirkungen fordern unmissverständlich zum Handeln auf. Business as usual ist keine Option. Lösungen müssen her – und Veränderungen. In der persönlichen Zusammenarbeit, aber auch in der Art und Weise, wie wir Geschäfte abwickeln. Die Finanzen werden noch härter überprüft als bisher. Der Kostendruck intensiviert sich weiter. Spätestens jetzt gibt es gar keine Toleranz mehr, Einsparungspotenziale nicht zu nutzen. Der erste Weg führt oft zum Gespräch mit den Lieferanten und der Bitte, die hart verhandelten Konditionen um weitere Prozente zu reduzieren. In wenigen Fällen mag das kurzfristig Erfolg bringen. Langfristig müssen jedoch andere, nachhaltigere Lösungen her.

Kosteneinsparung und nachhaltige Wertschöpfung beginnen zweifelsfrei beim Einkauf. Der vielversprechendste Weg ist es, Bestellungen zu bündeln. Die Vorteile liegen auf der Hand: Sie reduzieren Ihren Aufwand und Ihre Kosten, indem Sie Ihren Bestellprozess und mit ihm alle entstehenden Aktionen und Wege optimieren. Zudem werden bei effizienter Beschaffung auch CO2-Emissionen gesenkt. Betrachtet man die Gesamtkosten, ist klar, dass die Produktkosten selbst nur einen kleinen Teil des Kuchens ausmachen. Dieser Teil ist auch der mit dem geringsten Spielraum. Hinzu kommen die Posten Recycling, Kreditorenmanagement, interne Logistik, Beschaffungsmanagement und Lieferantenmanagement. Gleichzeitig ist das Einsparpotenzial bei den Prozesskosten hier mindestens genauso hoch. Doch alles der Reihe nach.

Zeitgemässes C-Teile-Management

A-Teile sind wichtig, das steht ausser Frage. Sie haben einen hohen Wert, machen aber mengenmässig nur einen geringen Anteil aus. C-Teile (beispielsweise Büroverbrauchsmaterial, Arbeitsschutzbekleidung, Reinigungsartikel oder Werkzeuge) hingegen sind generell Artikel mit einem eher geringen Wert, aber hohen Kosten bei der Beschaffung. Betrachtet man C-Teile als Teil des «grossen Ganzen», ist jedoch leicht zu erkennen, dass diese einen integralen Bestandteil der Beschaffung ausmachen – denn jeder Betrieb benötigt C-Teile.

Ein zeitgemässes C-Teile-Management hat deshalb zum Ziel, die Beschaffungsprozesse zu optimieren. Besonders im Bereich der C-Artikel sind es oft die vielen Köche, die den Brei verderben und teurer machen, als er sein müsste. Konkret – bei den C-Teilen ist die Anzahl unterschiedlicher Lieferanten häufig sehr hoch. Je stärker man also die Anzahl der Lieferanten reduziert und je genauer man bei der Wahl des passenden Partners hinsieht, desto grösser sind auch die Einsparungspotenziale.

Lieferantenbündelung als Erfolgsschlüssel

Einkaufsprofis beschaffen idealerweise dann, wenn auch tatsächlich Bedarf vorhanden ist. Sie lassen sich überzeugen, wenn sie erkennen können, dass nur wenig Risiko in puncto Kapitalbindung besteht und sie ihre Lagerhaltung optimieren können.

Eine praktikable Lösung ist das «Single Sourcing». Das bedeutet, mit einem Partner zu kollaborieren und damit von einer bequemen, kostengünstigen und umweltfreundlichen Abwicklung zu profitieren. Dadurch reduziert sich der Aufwand, die Prozesse werden einfach und übersichtlich. Durch das Prinzip «alles aus einer Hand» erhalten Sie von der Bestellung bis zur Distribution zudem die volle Prozesskontrolle und können sich stets transparent über die Abläufe und den aktuellen Stand der Dinge informieren.

Wenn es nur eine Adresse, dafür mit umfangreichem Sortiment gibt, bei der Sie von A bis Z alles finden können, reduziert das den Rechercheaufwand enorm. Bietet der potenzielle Partner Bestellmöglichkeiten über einen Webshop, eine App, das Telefon oder gar eine direkte Anbindung an Ihre ERP-Umgebung an, erleichtert das den Beschaffungsalltag zusätzlich. Ein einfaches digitales Bestell- und Bezahlsystem, das im Hintergrund automatisch funktioniert, bietet einen weiteren Vorteil.

Neben den ökonomischen und logistischen Vorteilen, die durch Single Sourcing erreicht werden, leistet dieses System auch einen Beitrag an die Umwelt. Mit der Bündelung von Bestellungen lassen sich die gefahrenen Kilometer und damit der CO2-Ausstoss von Lieferungen reduzieren.

Kriterien für eine erfolgreiche Partnersuche

Doch wo und wie findet man einen solchen Partner und was muss er können? Die Wahl eines geeigneten Lieferanten für C-Teile ist ein längerer Prozess, bei dem beide Seiten sich näher kennenlernen und nach objektiven und subjektiven Kriterien feststellen sollten, ob sie die geeigneten Partner füreinander sind.

Als Unternehmen sollte man zunächst eine Eingrenzung möglicher Lieferanten vornehmen, zum Beispiel durch eine detaillierte schriftliche Befragung. Daraus ergibt sich, ob der Lieferant für eine weitere Bearbeitung in Frage kommt. Grundsätzlich sollte entschieden werden, ob man einen Systemlieferanten sucht, dem die Verantwortung für die Koordination von Unterlieferanten übertragen wird. Meist macht dies Sinn, wenn eine enge partnerschaftliche Beziehung zum Lieferanten angestrebt wird oder anderweitige strategische Vorteile erwartet werden.

Wichtige Kriterien für die Auswahl eines Lieferanten sind beispielsweise das Preis-Leistungs-Verhältnis, dessen Bereitschaft zur Kooperation, aber auch Termintreue und Flexibilität. Grundsätzlich sollte das Ergebnis eine Win-win-Situation sein, wenn man mit dem Lieferanten eine langfristige und erfolgreiche Beziehung aufbauen will.

Alle Kosten gesamtheitlich senken

Ein guter Partner agiert auf Augenhöhe, pflegt eine offene und transparente Beziehung mit Ihnen und hilft dann, wenn es nötig ist. Immer mit dem Ziel, den Prozess so einfach, nachhaltig und effizient wie möglich zu gestalten, um die Kosten tief zu halten.

Durch die Vereinfachung des Beschaffungsprozesses werden nicht nur die Aufwände für Verhandlungen, Kommunikation und Logistik erheblich reduziert, sondern in der Konsequenz auch die Gesamtkosten. Deshalb lohnt es sich in dieser Zeit noch mehr denn je, bei der Auswahl seiner Partner genau hinzusehen.