Digital Procurement Transformation im hoch regulierten Umfeld der Krankenversicherungen

• Kein zentrales Procurement in der Verantwortung
• Unklare Governance und keine verbindlichen Prozesse installiert
• Keine definierten Prüfungs- und Freigabeprozesse  
• Maverik buying
• Hoher Kostendruck mit klar definiertem Ziel zur Kostensenkung
• Verbindlicher Plan für Einsparungen, Savings  in den Beschaffungsprojekten

Je nach Branche sind aber die Haupttreiber recht unterschiedlich. Traditionell werden vor allem steigende und planbare Savings als erstes genannt. 

Wenn ein Unternehmen wie eine Krankenversicherung sich aber im stark regulierten Umfeld bewegt, dann treten als erstes die Themen wie Compliance und Governance in den Vordergrund. 

Mit einer umfänglichen Digitalisierung des Lieferanten-Managements mit integriertem Third Party Risk Managements, sowie mit einem lückenlosen Vertragsmanagement-Systems werden alle relevanten Prozesse während der Vertragserstellung abgebildet und zusätzlich mit einem definierten Approval-Flow abgesichert.

Die Archivierung aller Verträge findet anschliessend digital in der Cloud statt. Dadurch ist das Auffinden auch Jahre später sehr einfach und unkompliziert sichergestellt. Eine aufwändige physische Ablage in einem Archiv ist obsolet. 

Durch die Digitalisierung werden die verpflichtend und streng einzuhaltenden regulatorischen Vorgaben der Behörden konsequent abgebildet und umgesetzt.

Auch nicht zu unterschätzen ist, dass dadurch der gesamte Einkaufsprozess, Ausschreibungen, Third Party Risk Audits bis hin zur Vertragserstellung und Unterzeichnung auch remote stattfinden können. Das erleichtert gerade in Zeiten wie während der Corona Zeit aber auch in virtuellen Teams, die vielleicht global aufgestellt sind, erheblich die Arbeit.

Natürlich werden durch die Digitalisierung dieser Procurement Prozesse viele bisher gewohnte Arbeitsschritte im Unternehmen neu definiert. Der Change ist gross und dadurch auch die Unruhe, die diese mit sich bringt.

Bei so einer tiefgreifenden Veränderung der Prozesse ist es deshalb zwingend ein professionelles Change-Management zu installieren. Denn nichts ist hinderlicher als mangelnde Akzeptanz der neuen Systeme und Prozesse. Nur mit einer engen Begleitung der betroffenen Teams kann die Akzeptanz vom Start weg hochgehalten werden, und diese ist unerlässlich für einen reibungslosen Wechsel wie aber auch zur Erreichung der ursprünglichen Zielsetzungen.

Das C-Level Management muss sich über die Zielsetzungen im Klaren sein die eine «Digitalisierung des Einkaufs» bringen muss. Wenn auch in der Vergangenheit die Einsparziele an erster Stelle standen, so sind durch die steigenden Qualitätsanforderungen, wie zum Bespiel das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz oder eben auch immer schärfere regulatorische Vorgaben der Behörden, eine Digitalisierung des Einkaufs und der dafür notwendigen Prozesse unerlässlich. 

Durch die gesetzten Zielsetzungen des Managements kann die IT-Architektur sowie die relevanten Prozesse dafür bestens abgebildet werden und auch Gesetzesverstösse vermieden werden.