Der Einkauf der SBB: stabil und trotzdem ständig in Bewegung
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Zur Einordnung: die Organisation der SBB und ihres Einkaufs
Der SBB-Konzern ist aufgeteilt in die vier Divisionen Markt Personenverkehr, Produktion Personenverkehr, Infrastruktur und Immobilien sowie das Segment Güterverkehr. Hinzu kommen die Steuerungs- und Dienstleistungsfunktionen, denen unter anderem das Personal- und Finanzwesen angehören. Innerhalb der SBB ist der Einkauf in separate Organisationen für jede Division und die Konzernbereiche gegliedert. Diese Einheiten werden unter der «fachlichen Führung Einkauf» vereint, deren Managementgremium das Einkaufsboard bildet. Dieses Gremium wird vom Leiter Einkauf Konzern geführt und inkludiert die Leitenden der Einkaufsorganisationen. Die rund 360 Mitarbeitenden, die sich mit Einkauf und verwandten Themen beschäftigen, sind in Rollen wie Category Management, strategischer und operativer Einkauf, Einkaufsadministration sowie DigitaleZoneEinkauf aufgeteilt.
Harmonisierung und Standardisierung im Einkauf: ein Balanceakt
Aufgrund der Heterogenität der Divisionen (jede hat ein eigenes Geschäftsmodell sowie unterschiedliche Erlösmechanismen) setzt die SBB nicht auf ein klassisches CPO-Modell,
sondern auf die Organisation über die fachliche Führung. Damit wollen wir, wo möglich und sinnvoll, die Standardisierung und Harmonisierung, sei dies in Prozessen, Systemen, Methoden oder Tools, vorantreiben und zur Steigerung der Effizienz, aber auch der Compliance nutzen. Die unterschiedlichen Geschäftsmodelle, aber auch die sehr diversen Warengruppen, von Bau über Marketingdienstleistungen bis hin zu hochtechnologischen Investitionsgütern, stellen uns regelmässig vor grosse Herausforderungen bei der Suche nach der grösstmöglichen Synergie. Das dezentrale Modell der SBB löst immer mal wieder Zielkonflikte aus, da die Sichten der fachlichen Führung bzw. der Divisionen teilweise und nachvollziehbar unterschiedlich sind. Schlussendlich hat sich die SBB vor rund drei Jahren dazu entschieden, den operativen Einkauf weitestgehend zu zentralisieren. In dieser Zeit konnten grosse Fortschritte in Bezug auf die Standardisierung, die Harmonisierung und somit die Effizienz (weniger FTE bei steigender Anzahl Bestellpositionen) erzielt werden. Die Kehrseite dieser Medaille war allerdings ein stetig abnehmendes Warengruppen-Know-how aufgrund der Bündelung von operativen Einkäufern in Pools sowie eine zunehmende Distanz zum Daily Business. Schlussendlich treibt uns gerade auch im strategischen Einkauf das Tagesgeschäft aufgrund mangelnder Bedarfsplanung sowie der nicht abgeschlossenen Entwicklung von Themen wie dem Warengruppen-, Lieferanten- oder Vertragsmanagement.
Wie wir den Herausforderungen begegnen
Um Zielkonflikte zu meistern und die Standardisierung sowie Harmonisierung zu maximieren,
konzentrieren wir uns im Einkauf auf eine Kultur der Zusammenarbeit. Das Konzernkulturprogramm OneSBB motiviert uns täglich, im Sinne der SBB zu agieren und zu entscheiden. Im Einkaufsboard pflegen wir sachlich harte, offene Diskussionen und sind uns der Unterschiede zwischen den Geschäftsbereichen und Warengruppen bewusst. Unser Ziel ist es, täglich im Geiste von OneSBB zu handeln, die richtigen Entscheidungen zu treffen und unsere Mitarbeitenden als Vorbilder in dieser Kultur der Zusammenarbeit zu fördern.
Den operativen Einkauf werden wir in der SBB per März 2025 wieder dezentralisieren. Aufgrund der guten Fortschritte in der Standardisierung und Harmonisierung, der Maturität sowie der starken Lenkung durch den SAP-Systemprozess sind wir überzeugt, dass die fachliche Führung auch in Zukunft Themen wie die Automatisierung, neue Technologie sowie Prozessanpassungen zur Effizienzsteigerung einbringen kann. Die Dezentralisierung ermöglicht es uns, näher am Geschehen zu sein. Wir kennen diesbezüglich zwei Organisationsformen. Bei Divisionen oder Konzernbereichen mit planender Logistik (bspw. Disposition) wird der operative
Einkauf nahe an dieser verortet und kann so maximale Synergien im sich schnell drehenden Tagesgeschäft schaffen. Wenn Divisionen oder Konzernbereiche keine planende Logistik aufweisen, wird der operative Einkauf neben dem strategischen organisiert und bildet somit ein sogenanntes Category-Team, bestehend aus Category Managern, strategischen sowie operativen Einkäufern, die eine Gesamtverantwortung über ihre Warengruppen innehaben. So können Arbeitsaufteilungen, Verantwortlichkeiten sowie Schwellenwerte individuell und zielführend designt werden. Weiter schaffen wir für die Zukunft attraktivere Laufbahnmodelle, weil der operative Einkauf je nach Kapazität um taktische Einkaufstätigkeiten erweitert werden kann. Final schaffen wir so eine grössere Nähe zu den Bedarfsträgern, dem Daily Business und eine schnellere Reaktionszeit bei Störungen in der Supply Chain bei gleichbleibend hoher Standardisierung und Effizienz.
Ein Teil der Strecke liegt hinter uns, eine spannende Reise noch vor uns.
Der strategische Einkauf der SBB durchläuft eine Transformation: Mit der Einführung von SAP Ariba richten wir den Fokus auf Lieferantenmanagement, Sourcing und Vertragswesen und damit digitale Prozesse. Wir konzentrieren uns verstärkt auf Warengruppenstrategien,
Lieferkettenrisiken, Nachhaltigkeit und Cybersicherheit, um den qualitativen Mehrwert des Einkaufs zu maximieren. Diese Veränderung stellt unsere strategischen Einkäufer vor grosse Herausforderungen, wird aber durch das Einkaufsboard und die fachliche Führung eng begleitet. Wir vermitteln die Bedeutung eines strategischen Ansatzes, um den täglichen Herausforderungen von Ausschreibungen proaktiv zu begegnen, und arbeiten daran, Schnittstellen und Datenqualität zu verbessern. Der Einkauf leidet oft unter schlechter Planung und fehlerhaften Vorprozessdaten. Den qualitativen Mehrwert des Einkaufs, nebst dem allgegenwärtigen Einsparungserfolg, stellen wir seit Mitte 2024 in einer umfassenden Scorecard mit den Dimensionen «Financials», «Satisfaction», «Added Value» und «Operational Excellence» dar. Die Kommunikation dieser Scorecard erfolgt dabei bis auf Top-Management-Stufe.
Zukunftsorientierung und Mehrwert im modernen Einkauf
Als fortschrittlicher «state of the art»-Einkauf legen wir Wert auf Kundennähe und Dienstleistungsqualität, nutzen unsere umfangreichen Daten für tiefergehende Einsichten, fundierte Entscheide und fördern so unseren Mehrwert. Wir steuern den Einkauf transparent und zukunftsorientiert, indem wir die Gesamtkosten überwachen und unseren Beitrag über eine klare Scorecard sichtbar machen. Zudem streben wir nach effizienteren Schnittstellen in der Supply Chain und richten verstärkt den Fokus auf Nachhaltigkeit sowie auf neue Technologien und Innovationen.
Simon Roth ist seit Dezember 2023 Einkaufsleiter Konzern bei der SBB. In dieser Funktion leitet er aktuell die konzernweite fachliche Führung Einkauf inkl. DigitaleZoneEinkauf, den Strategischen Konzerneinkauf für Verbrauchsgüter und Konzerndienstleistungen, den operativen Einkauf sowie die Abteilung Berufskleider. Als Vorsitzender des Einkaufsboards nimmt er zudem seine Verantwortung für die Weiterentwicklung des Einkaufsthemas bei der SBB wahr. Nach seinem Einstieg in den Einkauf bei einem Kleinstunternehmen war Simon zehn Jahre lang im Einkauf der BKW Energie AG tätig, bevor er zur SBB wechselte und zwei Jahre die Kreditorenbuchhaltung führte.
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