Das exklusive Interview mit dem KI-Assistenten
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Liebe ChatGPT – welches sind 2023 die grössten Herausforderungen für den Einkauf und die Beschaffung?
Als KI-Assistent habe ich keinen Zugang zu Informationen über die Zukunft, aber ich kann auf der Grundlage von allgemeinen Trends und aktuellen Herausforderungen in der Beschaffungsbranche einige mögliche Herausforderungen für den Einkauf und die Beschaffung im 2023 nennen. Ich habe aber die fünf wichtigsten Trends für dich und die Leserinnen und Leser dieses Magazins zusammengestellt.
Danke herzlich! Welche fünf Trends hast du in den paar Sekunden, in denen du recherchiert hast, ausmachen können?
Trend Nummer 1 dreht sich um die zunehmende Volatilität im globalen Handel und die politischen Unsicherheiten, die zu neuen Handelsbarrieren und Protektionismus führen können, was wiederum Beschaffungsprozesse erschweren könnte.
Trend Nummer 2: Unternehmen werden zunehmend unter Druck stehen, nachhaltig und ethisch zu beschaffen, um ihre Auswirkungen auf die Umwelt und die Gesellschaft zu minimieren. Dies kann zu höheren Kosten und komplexeren Lieferketten führen, die wiederum Einkaufsprozesse erschweren.
Drittens zeigt sich, dass Technologien wie Künstliche Intelligenz, Big Data und Blockchain Beschaffungsprozesse weiter digitalisieren und automatisieren werden, was zu neuen Herausforderungen bei der Datensicherheit, Integration und der Ausbildung von Personal führen kann.
Trend Nummer vier: der Fachkräftemangel. Es wird nicht einfacher, qualifizierte Fachkräfte zu finden, um immer komplexere Beschaffungsprozesse zu managen.
Fünftens zeigt sich, dass neue Marktteilnehmer, wie Plattformen für den direkten Handel oder alternative Beschaffungsmodelle, den Wettbewerb erhöhen und traditionelle Einkaufspraktiken herausfordern können.
Werdet Ihr KI-Assistenten die Einkaufsprofis aus Fleisch und Blut ersetzen?
Nein, es ist unwahrscheinlich, dass Künstliche Intelligenz und KI-Assistenten die Einkaufsprofis vollständig ersetzen werden. Während KI-Technologien immer mehr in den Einkaufsprozess integriert werden, wird die Rolle des Einkäufers eher erweitert und optimiert als ersetzt werden. Es gibt noch immer Aufgaben, die menschliche Intelligenz und menschliches Urteilsvermögen erfordern, wie zum Beispiel die Beurteilung der Qualität von Lieferanten oder die Verhandlung von Verträgen. Einkaufsprofis müssen auch in der Lage sein, Beziehungen zu Lieferanten aufzubauen und zu pflegen, um eine erfolgreiche Zusammenarbeit sicherzustellen.
Wo genau seid Ihr uns denn von Nutzen?
KI-Systeme können beispielsweise bei der Analyse grosser Datenmengen helfen, um Trends zu identifizieren, Risiken zu erkennen und fundierte Entscheidungen zu treffen. KI kann auch die Beschaffung von Standardartikeln automatisieren und so die Arbeitsbelastung von Einkäufern reduzieren.
Das ist recht beeindruckend. Kannst du das kurz und knackig in zwei Sätzen zusammenfassen?
Zusammenfassend kann ich sagen, dass KI-Technologien und KI-Assistenten Einkäufer nicht ersetzen werden, sondern eher als Werkzeuge und Unterstützung fungieren, um den Einkaufsprozess zu optimieren und zu verbessern.
Wie können sich Einkäufer denn auf die neuen Entwicklungen und Herausforderungen vorbereiten?
Einkäufer können sich auf die neuen Entwicklungen und Herausforderungen vorbereiten, indem sie sich auf bestimmte Bereiche fokussieren und konzentrieren. Es gibt fünf wichtige Bereiche, wo ich euch Menschen noch immer nicht ebenbürtig bin.
Beispielsweise, wenn es um Weiterbildung und Qualifikationen geht. Einkäufer sollten sich über die neuesten Entwicklungen in der Branche auf dem Laufenden halten und ihre Fähigkeiten und Kenntnisse durch Schulungen, Zertifizierungen und Weiterbildungsprogramme verbessern. Dadurch können sie sich auf neue Technologien und Trends einstellen und ihre Fachkompetenz erweitern.
In Sachen Digitalisierung solltet Ihr euch unbedingt mit den neuesten Technologien vertraut machen, welche die Beschaffungsprozesse automatisieren und digitalisieren, und die Möglichkeiten zur Integration von KI-Systemen und KI-Assistenten in den Einkaufsprozess untersuchen.
Natürlich solltet Ihr auch punkto Nachhaltigkeit und Ethik sattelfest sein. Ihr müsst Bescheid wissen, welche Anforderungen im Bereich Nachhaltigkeit und Ethik zentral sind, damit Ihr sicherstellen könnt, dass eure Beschaffungsentscheidungen sozial und ökologisch verantwortlich sind. Dazu gehört auch, dass Ihr geeignete Kriterien für die Auswahl von Lieferanten festlegt und entsprechende Verträge aushandelt.
Und ganz wichtig – Einkaufsprofis sollten sich auf eine stärkere Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen im Unternehmen, wie beispielsweise der IT-Abteilung, einstellen, um sicherzustellen, dass die Einkaufsprozesse reibungslos verlaufen und dass die neuesten Technologien effektiv eingesetzt werden.
Und zu guter Letzt: Einkäuferinnen und Einkäufer sollten ihre Rolle als strategische Partner des Unternehmens stärken, indem sie ihre Entscheidungen auf die Ziele und Bedürfnisse des Unternehmens abstimmen. Dadurch können sie dazu beitragen, die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu steigern und langfristige Partnerschaften mit Lieferanten aufzubauen.
Liebe ChatGPT – auch hier bitte ich dich um eine kurze und knackige Zusammenfassung
Zusammenfassend sollten Einkaufsprofis ihre Fähigkeiten und Kenntnisse verbessern, sich auf neue Technologien und Trends einstellen, auf Nachhaltigkeit und Ethik achten, ihre Zusammenarbeit stärken und sich auf eine strategische Ausrichtung konzentrieren, um sich auf die neuen Entwicklungen und Herausforderungen in der Beschaffungsbranche vorzubereiten.
Das Fazit von Sven Kohlmeier
Die Antworten von ChatGPT hätte ein menschlicher Interviewpartner sicher nicht schlechter beantwortet. KI oder «Maschine Learning» ist keine Zauberei. Die Technik ist lediglich in der Lage, vielfältige Informationsquellen auszuwerten und sich aus den Nachfragen zu trainieren. Ein «Lernen» ist das wohl eher nicht und auch ist KI nicht intelligent, denn es werden lediglich bisherige Informationsquellen genutzt.
Trotz aller technischer Entwicklungen wird es daher auch zukünftig den Menschen brauchen. Zum Beispiel als empathischen Faktor bei Einkaufs- und Vertragsverhandlungen, für strategische Entscheidungen oder wenn der Computer ausfällt.
Wichtig: Einkäufer und Unternehmer müssen nicht nur zukünftige Entwicklungen im Blick haben, sondern auch gegenwärtige gesetzliche und rechtliche Gegebenheiten beachten. Für Führungskräfte ist dies unabdingbar, um die Corporate Governance einzuhalten. Für Einkäufer ist dies wichtig, um rechtliche Risiken zu erkennen und zu vermeiden. Fünf der wichtigsten Herausforderungen sind aus rechtlicher Sicht:
Datenschutz
Am 1. September 2023 wird in der Schweiz das revidierte Datenschutzgesetz in Kraft treten. Es gibt keine Übergangsfristen, sodass die verbleibende Zeit genutzt werden sollte. Aus der Erfahrung der Umsetzung der DSGVO bleibt festzuhalten, dass eine pragmatische Umsetzung besser ist als keine. Abgesehen von öffentlichkeitswirksamen Höchstbussen wurden bis dato meist vertretbare Bussen ausgesprochen.
Da in der Schweiz aber die verantwortliche Person und nicht das Unternehmen gebüsst wird, sollten alle Mitarbeitenden ihr Risiko bei der Datenverarbeitung kennen.
Cybersecurity
Es vergeht kein Tag, an dem nicht ein Hackerangriff oder Datenleck mit Verlust von personenbezogenen Daten vermeldet wird. Damit einher gehen rechtliche Implikationen. So ist Datensicherheit ein Grundsatz des neuen Schweizer Datenschutzrechts.
Erst kürzlich hat ein deutsches Gericht einem Betroffenen einen Schadensersatz nach DSGVO in Höhe von 1200 Euro wegen Verletzung der Datensicherheit zugesprochen. Die Entscheidung betraf einen Online-Broker, der von einem Datenleck betroffen war. Wer in europäischen Ländern tätig ist, dürfte sich bei Datenschutzverletzungen verstärkt individuellen Schadensersatzforderungen durch massenhafte Verfahren ausgesetzt sehen.
Grenzüberschreitende Verträge
Bei grenzüberschreitenden Verträgen im Einkauf sind nicht nur der Preis und die Lieferzeiten entscheidend. Ebenso wichtig ist, nach welchem nationalen Recht die Verträge behandelt werden und welcher Gerichtsstand vereinbart wird.
Dabei kann es empfehlenswert sein, sich im Rahmen eines sogenannten «Forum-Shoppings» das für das Unternehmen vorteilhafteste Recht und Gerichtsort zu wählen. Gerade bei Verträgen mit deutschen Unternehmen kann ein Gerichtsstandwahl in Deutschland überlegenswert sein; zum einen wegen vielfältiger Rechtsprechungspraxis, zum anderen aus finanziellen Gründen.
Lieferkettengesetz
Neben den Herausforderungen der Digitalisierung bleiben Themen wie «Nachhaltigkeit» und «Sorgfaltspflichten in Lieferketten» ein aktuelles Thema. Wer einen Hauptsitz oder eine Zweigniederlassung in Deutschland hat, muss seit dem 1. Januar 2023 menschenrechtliche und umweltbezogene Pflichten beachten. Wer als Schweizer Unternehmen keinen Sitz in Deutschland hat, unterfällt dem Gesetz nicht. Es gelten aber in der Schweiz erstmalig für das Geschäftsjahr 2023, Sorgfalts- und Berichtspflichten in den Bereichen Konfliktmineralien und Kinderarbeit zu erfüllen.
IT-Beschaffungsverträge
Bei der Beschaffung von IT-Software, insbesondere zu entwickelnder Software, ist entscheidend, dass das Produkt hinreichend konkret beschrieben ist, Fristen klar geregelt sind und notwendige Eskalationsstufen vereinbart sind. Immer wieder gibt es Verträge, die die Hauptleistung nur unzureichend regeln und dazu führen, dass das teure Projekt abgeschrieben werden muss. Gerade bei agilen Projekten besteht die Möglichkeit, über rechtlich klare Regelungen das Projekt gemeinsam zum Erfolg zu führen.
Wichtig zu wissen
Sind Sie auf den digitalen Wandel vorbereitet? Verfügen Sie über das rechtliche Grundwissen, um Gesetze und interne Richtlinien einzuhalten? Wie ChatGPT im Interview zutreffend feststellt, sollten Einkäufer ihre Fähigkeiten und Kenntnisse verbessern. Dazu dienen Fortbildungen, Fachzeitschriften oder digitale Lern-Angebote. Denn auch im Einkauf ist Wissen Macht. Für eine starke Verhandlungsposition und eine langfristig erfolgreiche Unternehmensstrategie.
Sven Kohlmeier
Der IT-Experte berät Unternehmen und entwickelt selbst Softwarelösungen. Der Rechtsanwalt mit deutscher Qualifikation als «Fachanwalt für IT-Recht» ist bei Wicki Partners AG in Zürich im IT- und Datenschutzrecht und als zugelassener Anwalt mit Kanzlei in Berlin bei grenzüberschreitenden Sachverhalten und Gerichtsverfahren tätig.
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