Arbeitsalltag bei procure.ch während diesen Wochen

Durch die momentane Situation sind auch bei uns auf der Geschäftsstelle von procure.ch viele sonst alltägliche und normale Tätigkeiten massiv eingeschränkt. Dank dem Zusammenhalt im Team und dem gegenseitigen Verständnis der unterschiedlichen Arbeitsbereiche sowie den aktuellen Prozess- und Aufgabenbeschrieben konnten und können wir rasch bereichsweise reagieren und handeln. 

Dank klarer Entscheide und grossartigem Engagement der Mitarbeitenden sind die anstehenden Aufgaben im Sinne der Mitglieder und Kunden weiterhin sichergestellt.

Was zieht das alles nach sich?

Die Auswirkungen sind einschneidend und verlangen auch von all unseren Dozierenden und Experten viel ab. Gemeinsam schaffen wir das. An dieser Stelle sei allen Beteiligten herzlich für die unerlässliche Unterstützung und rasche Reaktion gedankt.

Wir danken insbesondere den Nutzenden unserer Angebote. Nur dank ihrer Bereitschaft, auf die veränderten Rahmenbedingungen einzugehen, war es uns überhaupt möglich, neue (technische) Wege zu gehen.

Die Arbeiten insgesamt ruhen nicht. Im Gegenteil. Die Verschiebung, Absage und Neuterminierung oder auch die Weiterführung von Projekten füllen unseren Arbeitsalltag bereits gut aus und werden aktuell zusätzlich organisatorisch und planerisch angereichert. Sei es unser neuer Internet-Auftritt, die Betreuung unserer Mitglieder, die Produktion unseres Fach- und Verbandsmagazins – oder auch die Organisation der geplanten Generalversammlung.

Beleuchten wir kurz die Auswirkungen und Massnahmen in den einzelnen Bereichen sowie den veränderten Arbeitsalltag.

Was bedeutet das für die Prüfungen?

Im Bereich Prüfungen, dem Prüfungssekretariat für die beiden eidgenössischen Abschlüsse im Auftrag des SBFI, müssen folgende Entscheide und deren Auswirkungen bearbeitet werden. Zum einen der Ausfall der restlichen Prüfungen im Frühjahr 2020 und dadurch eine neue Terminfindung, um die  eidgenössischen Prüfungen abhalten zu können. Dies stellt eine grosse organisatorische und logistische Aufgabe dar – unter Beizug diverser Profis als Expertinnen und Experten aus der Arbeitswelt. Selbstredend, dass sich aufgrund der Verschiebungen auch die Termine von Abschlussfeiern, Korrekturen sowie zugehörigen Planungsarbeiten verändern. All diese zusätzliche Arbeit erfordert viel Planung und Absprache. Normalerweise mit monatelangem Vorlauf.

Wie netzwerken wir momentan?

Die Entwicklung und Pflege des Netzwerkes – die eigentliche Verbandstätigkeit, wird in ihren Grundfesten erschüttert. Ohne persönlichen Austausch – sind wir der Meinung – geht es nicht. Daher stellen all die Verschiebungen und einzelne Absagen von regionalen Anlässen einen herben Verlust dar. Ein effektiver «Schaden» entsteht dadurch nicht, wohl aber ist es eine der zentralen Verbandstätigkeiten, die uns den fachlichen und persönlichen Austausch untereinander vereinfachen. Im Sinne von «aufgeschoben ist nicht aufgehoben» werden wir hier in den kommenden Monaten einiges nachholen.

Unsere Bildungsangebote  

Den Zugang zu unseren Bildungsangeboten haben wir für Sie sichergestellt. Auch dank den bereits beschlossenen und in Umsetzung befindlichen Investitionen in Blended Learning. Die eingeführte Infrastruktur erlaubte uns eine sofortige, komplette Umstellung innert weniger Tage. Die meisten Seminare und Kurse können wir deshalb wie geplant durchführen. Wo Verschiebungen beziehungsweise Unterbrüche in einzelnen Lehrgängen oder Modulen absehbar waren, konnten wir gemeinsam mit den Dozierenden eine Lösung finden. Dank der Bereitschaft der Dozierenden, sich hier rasch einzudenken, und durch zusätzlich organisierte Schulungen (es folgen noch mehr) zur Nutzung der neuen Möglichkeiten gelang auch diese Umstellung nahezu problemlos. 

Das wäre so schnell nicht möglich gewesen, hätte uns nicht die Situation eine entsprechende Lösung abverlangt. Wir hoffen, dass wir bald wieder beide Kanäle (physisch wie online) nutzen und entwickeln können.

Die Auswirkungen auf das Team der Geschäftsstelle

Seit der Verschärfung der Massnahmen arbeiten alle Mitarbeitenden von procure.ch im Homeoffice. Die Erreichbarkeiten per Mail und Telefon sind jederzeit sichergestellt. Der gegenseitige Austausch erfolgt regelmässig.

Homeoffice ist – ausgenommen die direkten Kontakte bei Einsichten, Gesprächen, Sitzungen – durchaus eine valable Lösung. Zusatzaufwand im Sinne der täglichen Teamabstimmungen sowie der wöchentlichen teamübergreifenden Informationen ist unerlässlich. Das Telefon wurde relativ rasch durch die Nutzung von Online-Tools (bei uns alfaview als einheitliche Plattform, wie wir sie für unsere Bildungsangebote nutzen) ersetzt. Wir tauschen uns so täglich in Bild und Ton aus. Parallele Teamsitzungen sind möglich und die Technik erlaubt es uns, an mehreren Sitzungen fast zeitgleich teilzunehmen. Der interne Abstimmungsaufwand sinkt dadurch. Die Entscheidungskompetenz, aber auch das Wahrnehmen der eigenen Kompetenz nimmt deutlich zu – das ist gut so.

Wo sind Engpässe festzustellen? Der menschliche Kontakt fehlt uns allen – entsprechend fürsorglich gehen wir miteinander um. Ein gelegentliches Zusammentreffen vor Ort (unter Einhaltung der momentanen Sicherheitsbestimmungen) oder am Bildschirm wird von allen wertgeschätzt. Systembedingte Bindungen an Tätigkeiten vor Ort (Massenausdrucke, physischer Versand, Briefposteingang) lassen uns erfinderisch werden. Lösbar ist dies immer, auch unnötige Einschränkungen. Wir werden uns hier weiterentwickeln und zusätzliche Lösungen und Prozesse suchen. Der Planungsaufwand für eine noch sorgfältigere Vorbereitung  nimmt zu und entlastet zugleich die Zusammenarbeit, was durchaus positiv ist.

Und in Zukunft?

Zum Zeitpunkt der Erstellung dieses Zwischenberichtes ist nicht bekannt, wie lange diese Situation noch anhalten wird. Dennoch wünschen wir uns eine baldige Rückkehr zur Normalität. Gute Erfahrungen im Sinne der Zusammenarbeit und Entscheide werden wir beibehalten. Sicher ist, wir haben im Rahmen dieser Krise für unsere Mitglieder und Kunden alles getan, was in unserer Macht steht. Zugleich hat uns die Situation einander nähergebracht. Die neue Achtsamkeit und Wertschätzung – die hier nicht weiter erklärt werden muss – lebt. Darauf werden wir aufbauen und wir zählen auch in Zukunft darauf.