Einkaufsprofis im Dauerspagat

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NEU: Als Einkäufer im Verkaufsprozess

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Es gibt Einkäufer, die machen einen hervorragenden Job. Genauso gibt es Verkäufer, die Ihrer Meinung nach einen hervorragenden Job machen. Sie denken sogar: «Wäre ich Verkäufer geworden, dann ein solcher, das hätte Stil.» Und Ihre internen Kunden werden es Ihnen danken, wenn Sie künftig genau diesen Stil auf Ihre aktive Verkaufsrolle übertragen.

Als Einkäufer sind Sie im täglichen Kontakt mit Verkäufern. Und ganz ehrlich gesagt, oft so spät im Prozess, dass es den Verkäufer freut. Denn aus Sicht des Verkaufsprozesses kommen Sie nicht selten erst dann ins Spiel, wenn der Mist sprichwörtlich geführt ist. Die Lieferanten, Produkte und Dienstleistungen sind gesetzt oder in der Shortlist. Ihr Business hat da ganze Arbeit gemacht, Ihre Arbeit als Einkäufer gleich mit. Was für ein Glück für den Verkäufer.

Wann haben Sie sich das letzte Mal darüber geärgert, dass Sie von Ihrem Business zu früh in den Beschaffungsprozess einbezogen wurden? Eben ...

Woher kommen eigentlich diese vielen Business-Initiativen?

Es gibt Verkaufsmodelle die sich nur darum bemühen, bei technischen Verantwortlichen, Vorgesetzten, Budgetverantwortlichen und gutgesinnten «Göttis» früh Stimmung und Bedarf zu schaffen, um entsprechende Business-Initiativen auszulösen. Im selben Verkaufsmodell steht aber auch, «den Einkauf zu kennen und später im Verkaufsprozess mit wohlwollendem Lächeln zu begrüssen.»

Aus der verkäuferischen Praxis gesehen, kommen Sie im Einkauf idealerweise also erst dann ins Rennen, wenn der zweitletzte oder letzte Schritt im Verkaufsprozess bereits angelaufen ist. Das sind die Phasen der Offertstellung und der Verhandlung. Also zu einem Zeitpunkt, an dem die Leistungen des Anbieters typischerweise schon gesetzt sind.

Der Verkäufer ist bereits seit Monaten im Kontakt mit Ihrem Business und «massiert» seine Unique Selling Propositions in die jeweilige Business-Initiative ein. Dies mit dem Ziel, in Ihrem Business möglichst sinnstiftende Veränderungen auszulösen und natürlich auch, um entsprechenden Umsatz zu schreiben. Leider entstehen durch die isolierten Aktivitäten immer wieder kaum nachvollziehbare Silo-Lösungen, mit hohen Kosten und geringem Wert. Diese Silos lassen sich im Nachgang nur schwer wieder auflösen und sind «innenpolitisch verfahren».

Natürlich mag es in Ihrem Betrieb Richtlinien geben, die «das Business» dazu anhalten, mit Ihnen regelmässigen Austausch zu pflegen und Sie auch rechtzeitig in ein Beschaffungsvorhaben mit ein zu beziehen. Allerdings, was heisst hier «rechtzeitig» und wer beurteilt das? Ihr Business, Sie selbst oder gar der Verkäufer?

Interne Kunden verhalten sich wie externe Kunden

Was in der Praxis schon eher vorkommt ist, dass der Einkauf aus gesamtwirtschaftlicher Sicht zu spät einbezogen wird. Und darüber kann und darf man sich als Einkäufer schon ärgern. Wären Sie frühzeitig in den Beschaffungsprozess einbezogen worden, hätten Sie eine wirtschaftlich günstigere Lösung fördern können. In der Offert- und Verhandlungsphase schrauben Sie so aber nur noch an wohlgemeinten, vollendeten Tatsachen rum. Grundsätzlich günstigere Überlegungen können nicht mehr einfliessen.

Vom frühen Einbezug träumen auch gestandene Verkäufer: Kunden sollen sich doch bitte frühzeitig und aus eigener Initiative bei ihnen melden. Sie sollen doch bitte anrufen, fragen ob sie Zeit hätten und ihre Anliegen verständlich schildern, so dass sie als Verkäufer eine passende Unterstützung formulieren und ein passendes Angebot schreiben können. Geht der Traum noch weiter, dann träumt der Verkäufer von internen Beschaffungsrichtlinien, die die Kunden anweisen, mit dem Verkäufer zu reden.

Vergessen Sie’s. Kunden kommen in der Natur der Sache selten oder sehr spät auf den Verkäufer oder auf Sie in Ihrer Verkaufsrolle zu. Wenn Sie etwas von Ihren Kunden wollen, müssen Sie selbst los.

Der Spagat braucht Ihre volle Aufmerksamkeit

Obwohl Einkäufer und Verkäufer in unterschiedlichen Funktionen unterwegs sind - ihre Verkaufsrolle haben beide genau gleich auszufüllen. Zwischen dem «Einkauf nach aussen» und dem «Verkauf nach innen» steht für die Einkäufer jedoch ein anspruchsvoller Dauerspagat. Die meisten dieser Übungen enden allerdings eher im unbeholfenen Umkippen als in einer graziösen Vorstellung. Dieser Rollenspagat braucht Ihre volle Aufmerksamkeit.

Nutzen Sie Ihre Menschenkenntnis und reichern sie diese an mit den Methoden ihrer Verkaufs-Ansprechpartner. Versuchen Sie, die Verkaufsstrategien und «Druckpunkte» der Verkäufer zu erkennen. Genauso sollten Sie Verkaufsprozesse verstehen und die Verkäuferkultur vom Soft- bis zum Hardseller richtig einschätzen können.

Entscheiden Sie für sich und Ihre Authentizität und packen Sie genau die Vorgehensweisen in Ihren Verkaufs-Rucksack, die Sie bei den unterschiedlichsten Verkäufern beeindruckt haben.

Ausserdem sollten Sie sich mit Ihrer anspruchsvollen Doppelrolle bewusst auseinandersetzen - und auch mit dem damit einhergehenden Expectation-Management. Unsere Handlungen hängen einerseits von den Erwartungen ab, die unser Umfeld an uns hat und natürlich auch von denjenigen, die wir an unser Umfeld haben. Andererseits, und das macht die Sache umso komplexer,  haben wir unsere eigenen Erwartungen an uns selbst, die wir als «gegeben» hinnehmen und deren Erfüllung wir als selbstverständlich erachten.

Erwartungen teilen wirkt Wunder

Teilen Sie Ihre Erwartungen (in Ihrer Verkaufsrolle) mit. Was erwarten Ihre Kunden von Ihnen und was können Sie von Ihren Kunden erwarten? Ein strukturiertes Interview mit Ihren Kunden wirkt Wunder.

Kombinieren Sie Ihr Wissen über Verkaufsstrategien, Verkaufsstrukturen und Verkaufskulturen mit Ihren eigenen Ressourcen und Möglichkeiten in Ihrer Verkaufsrolle. Wenn Ihnen das gelingt, dann können Sie Ihre Dienstleistungen (und sich selbst auch) nachvollziehbar beschreiben. Besser noch - Sie definieren so Ihre Einkauf-USPs, bleiben am eigenen Verkaufsprozess dran und bauen noch tragfähigere Beziehungen zu Ihren internen Kunden auf.

So werden Sie nicht nur Ihre Handlungsoptionen «nach innen» massiv erweitern. Sie werden sich dadurch auch früher im Beschaffungsprozess Ihrer internen Kunden einbringen können und automatisch mehr Raum im Verkaufsprozess Ihrer Lieferanten einnehmen - weit bevor der Mist geführt ist.