Les risques dans les Achats: fatalité ou opportunité?

Toute société est, par nature, confrontée à toutes sortes de risques. Chacune de ses activités comporte et engendre des risques, que ce soit dans l’établissement d’une stratégie, dans sa fabrication … ou dans ses Achats.

Mais d’abord qu’est-ce qu’un risque?

Le sens commun le définit par un fait ou un événement considéré comme un danger plus ou moins probable auquel on est exposé. Pour une entreprise, nous pouvons privilégier la définition suivante: «Menace d’un événement, d’une action ou d’une inaction qui affecte la capacité de l’entreprise à atteindre ses objectifs et la création de la valeur.» En d’autres termes, les risques peuvent avoir des conséquences en termes financiers, industriels, technologiques, commerciales, juridiques, sociétaux, environnementaux, et cetera, et la liste peut être longue.

Mais finalement pourquoi et dans quelle mesure les Achats sont-ils concernés ? La réponse est relativement simple, car il convient de se poser les questions suivantes :

• Qu'est-ce que j'achète ?
• A qui je l'achète ?
• Où je l'achète ?
• Comment je l'achète ?

De ces quatre questions de prime abord anodines, il en ressort une multitude de risques potentiels. Nous allons essayer d'en aborder déjà quatre principaux avec quelques éléments de réponse.

Risques opérationnels

Ces risques sont bien entendu liés aux biens et/ou services proposés par vos fournisseurs ou sous‑traitants. Ils sont représentés par exemple par les délais, la qualité, ainsi qu'à leurs capacités à répondre à vos besoins à toutes les étapes.

Cependant les différentes crises et incidents successifs (COVID, Canal de Panama, etc..) nous ont démontré que la gestion du risque opérationnel ne se limite pas qu'aux seuls fournisseurs. L'équilibre mondial, tant économique que politique est fragile et l'ensemble de la chaîne d'approvisionnement peut rapidement se « gripper ».

Les actions des Achats permettront de maîtriser trois différents aspects : La qualité en développement (satisfaction du client alors que le produit est en développement par le suivi d'un planning), la qualité en production (mesure de la performance et le management des non-conformités), ainsi que le développement du fournisseur (au travers d'audit et d'analyse de risque). 
Des éléments comme les menaces géopolitiques et/ou environnementales du pays de production doivent aussi faire partie de l'équation.

Risques financiers

Ceux-ci conduisent à une perte pour l'entreprise, avec des conséquences sur le résultat d'exploitation et parfois sur sa pérennité.

Le risque sur taux de change ou la fluctuation des matières premières sont une bonne illustration. Comment une entreprise pourrait absorber une perte de près de 40% lorsque l'évolution du prix du cuivre s'envole sur une période relativement courte (p.ex. octobre 2023 ($7'800.-/To.) à mai 2024 ($10'857.-/To.). Les Achats pourront se coordonner avec leur service Finances, afin de réaliser des couvertures de changes ou privilégier des acquisitions dans une monnaie souhaitée (Natural Hedging). Pour certaines matières, ils pourront aussi s'appuyer sur des outils de Hedging au LME (London Metal Exchange). 

Qui maîtrise les aspects de la conformité commerciale (Trade Compliance), qui consiste à se conformer aux réglementations commerciales des pays vers lesquels vous exportez et importez ? Cela paraît simple à première vue, mais c'est sans compter sur les spécificités américaines qui induisent une extraterritorialité de leurs réglementations. A titre d'exemple, une grande société s'est vu infliger une amende de 3Mio. USD pour avoir fourni des cuves, des pompes et des valves sans licence en Iran, en Syrie, en Malaisie et au Venezuela.

La maîtrise de l'origine des marchandises et des règles du commerce international font aussi partie des composantes Achats. 

Risques juridiques

Afin de protéger votre propriété intellectuelle, est-ce que les informations transmises sont-elles couvertes par un accord de non-divulgation (NDA) ? Selon l'OCDE, rien que pour l'économie suisse en 2018, le total des pertes de vente liées à la contrefaçon a été estimé à 4.45 Mia CHF.

Le fournisseur est-il transparent sur les biens ou services qu'il vous propose ? Que contiennent ses conditions générales de vente ? En général lorsque tout se passe bien, personne ne s'en soucie. Mais lorsque les relations, pour une quelconque raison, commence à prendre une tournure que vous n'aviez pas imaginé ?

Cela passe notamment par un examen attentif des conditions générales de vente et d'achat (CGV et CGA), d'accord sur les clauses de confidentialité, ainsi que la clarification de la propriété intellectuelle.

Risques d'image

Même un incident survenu chez un fournisseur lointain peut avoir des répercutions désastreuses sur l'image de votre entreprise. Tout le monde a encore en tête des exemples dénoncés dans l'industrie textile. Des entreprises ont été mise au pilori lorsque des enquêtes ont révélé le travail d'enfants, le traitement de déchets plus que douteux ou des cas de corruption.

La mise en place de chartes éthiques fournisseurs (Code of Conduct) ont contribué à aligner les Achats sur la stratégie des entreprises. Des processus Achats structurés et maîtrisés, avec des rôles et responsabilités bien établies entre prescripteur et acheteur, permettent également de limiter le risque de corruption.

Le rôle des Achats 

Par nature, les Achats ont ce rôle d'interface avec le monde extérieur de l'entreprise. Depuis longtemps dans des organisations matures, le service Achats n'est plus réduit qu'à un simple rôle administratif. Sa professionnalisation et surtout son intégration dans les décisions stratégiques de l'entreprise lui permettent de jouer un rôle primordial, notamment dans la mitigation des risques. Comme nous l'avons vu précédemment, ils pourront mettre en place des actions pour mieux les identifier et les appréhender, en s'appuyant sur des outils comme SWOT, PESTEL, Porter, Matrice de Kraljic, COSO 2 ou ISO 31000. Sur cette base et en accord avec le Management, ces risques pourront être catégorisés en fonction de l'importance accordée à chacun d'eux (acceptés, évités, contrôlés, transférés, surveillés).

Conclusion

Même si on a tendance à l'oublier, il est évident que le risque zéro n'existe pas, mais l'identifier permet logiquement de le prévenir.

Dans un monde politique et économique de plus en plus instable, lors de son ascension vers le succès, le risque qu'une entreprise n'investisse pas dans son département Achats est équivalent à escalader une falaise sans équipement adéquat… la chute risque d'être brutale