Exploiter plus que jamais les potentiels d’économie lors des achats

En l’espace de quelques semaines, la COVID-19 a considérablement affecté notre économie. Il ne reste pas pierre sur pierre qui ne soit renversée. Tout le monde est touché. Directement ou indirectement. Sur le plan personnel ou professionnel. La crise et ses conséquences nous incitent sans équivoque à agir. Retravailler comme avant n’est pas une option. Nous devons trouver des solutions et opérer des changements. Au niveau de la collaboration entre les personnes mais aussi dans notre manière de faire du commerce. Les finances sont contrôlées encore plus strictement qu’avant. La pression sur les coûts continue à s’intensifier. Désormais, on ne tolère plus le fait de ne pas utiliser tous les potentiels d’économie possibles. La première étape consiste souvent à discuter avec les fournisseurs et à leur demander de réduire les conditions durement négociées de quelques pour cent supplémentaires. Dans quelques cas, cela peut apporter du positif sur le court terme, mais nous devons trouver d’autres solutions plus durables à long terme.

La réduction des coûts et la création de valeur durable commencent sans aucun doute dès l’achat. La méthode la plus prometteuse consiste à grouper les commandes. Ses avantages sont évidents: vous réduisez votre charge de travail et vos coûts en optimisant votre processus de commande ainsi que toutes les actions qui vont avec. Par ailleurs, un approvisionnement efficace permet de réduire les émissions de CO2. Si l’on observe l’ensemble des coûts, il est clair que les coûts de produits ne représentent qu’une petite part du gâteau. Elle est aussi celle qui bénéficie de la plus petite marge de manœuvre. S’y ajoutent les postes recyclage, gestion des créanciers, logistique interne, gestion de l’approvisionnement et gestion des fournisseurs. Dans le même temps, le potentiel d’économie au niveau des coûts de processus est au moins aussi élevé. Mais tout doit se faire dans l’ordre.

Une gestion moderne des articles de la classe C

Les articles de la classe A sont importants, c’est évident. Ils ont une valeur élevée, mais ne représentent qu’une faible part du stock. En revanche, les articles de la classe C (par exemple les fournitures de bureau, les vêtements de protection, les articles de nettoyage et les outils) ont généralement une valeur plutôt faible mais représentent des coûts d’approvisionnement élevés. Si l’on observe les articles de la classe C de manière globale, on remarque facilement qu’ils font partie intégrante de l’approvisionnement, car toutes les entreprises en ont besoin.

Une gestion moderne des articles de la classe C vise donc à optimiser les processus d’approvisionnement. Dans la classe C, trop de cuisiniers gâtent souvent la sauce et la rendent plus chère qu’elle ne devrait l’être. Concrètement, les fournisseurs d’articles de la classe C sont souvent très nombreux. Ainsi, plus on réduit le nombre de fournisseurs et plus on étudie de près le choix d’un partenaire adapté, plus les potentiels d’économies sont importants.

Grouper les fournisseurs, la clé du succès

Dans l’idéal, les professionnels des achats ne s’approvisionnent en produits que lorsque cela est nécessaire. Ils se laissent convaincre lorsqu’ils voient qu’il y a peu de risques au niveau du capital engagé et qu’ils peuvent optimiser le stockage.

L’une des solutions utilisables est celle du single sourcing. Elle consiste à collaborer avec un seul partenaire pour bénéficier d’un partenariat confortable, avantageux et écologique. La charge de travail est réduite, les processus sont clairs et simplifiés. Par ailleurs, grâce au principe du «tout-en-un», vous contrôlez totalement le processus, de la commande à la distribution, et êtes constamment informé-e des procédures et de l’état actuel des choses en toute transparence.

S’il n’y a qu’une seule adresse mais qu’elle dispose d’un vaste assortiment de produits et que vous y trouvez absolument tout, cela réduit considérablement vos recherches. Si ce partenaire potentiel vous offre la possibilité de commander sur une boutique en ligne, sur une application, par téléphone, voire par connexion directe à votre environnement PGI, cela simplifie encore davantage l’approvisionnement au quotidien. Un système numérique simple de commande et de paiement qui fonctionne automatiquement en toile de fond offre un avantage supplémentaire.

Outre ses avantages économiques et logistiques, le single sourcing contribue à protéger l’environnement. Le regroupement des commandes réduit le nombre de kilomètres parcourus et ainsi l’empreinte carbone des livraisons.

Les critères pour bien choisir son partenaire

Où et comment trouve-t-on ce genre de partenaire et que doit-il pouvoir faire? Le choix d’un fournisseur adéquat pour les articles de la classe C est un long processus au cours duquel les deux interlocuteurs apprennent à se connaître et déterminent, selon des critères objectifs et subjectifs, s’ils sont des partenaires adéquats l’un pour l’autre.

En tant qu’entreprise, il convient d’abord de définir les fournisseurs possibles, par exemple en réalisant un sondage détaillé par écrit. Cela permet de voir si le fournisseur entre en ligne de compte pour aller plus loin. De manière générale, il convient de décider si vous cherchez un fournisseur de système qui prendra en charge la coordination de sous-traitants. La plupart du temps, cela est intéressant lorsque l’on cherche à travailler en étroite collaboration avec le fournisseur ou à bénéficier d’autres avantages stratégiques.

Parmi les autres critères importants dans le choix d’un fournisseur figurent par exemple le rapport qualité-prix, la disposition à coopérer mais aussi le respect des délais et la flexibilité. De manière générale, le résultat doit être une situation gagnant-gagnant si l’on souhaite établir une relation fructueuse sur le long terme avec le fournisseur.

Faire baisser les coûts dans leur globalité

Un bon partenaire agit d’égal à égal, entretient une relation ouverte et transparente avec vous et vous aide lorsque cela est nécessaire. Toujours dans le but d’avoir un processus qui soit le plus simple, durable et efficace possible pour maintenir les prix bas.

Grâce à la simplification du processus d’approvisionnement, non seulement la charge de travail relative aux négociations, à la communication et à la logistique est considérablement réduite, mais c’est également le cas des coûts totaux. En cette période, cela vaut donc plus que jamais la peine de bien choisir ses partenaires.